8 Dicas para reduzir os custos de TI da sua empresa

A redução de custos é um objetivo presente na rotina de todas as empresas, independente de seu porte. Na área de TI, não poderia ser diferente. Apesar de se um setor extremamente importante para as organizações, esta é uma pauta bastante discutida entre os gestores. E a dúvida maior que surge é: como reduzir os custos sem perder a qualidade do serviço, o padrão do trabalho e a excelência nos resultados?

Por que a reduzir os custos de TI é necessária?

Em todos os setores de uma empresa, a economia sempre foi e é, cada vez mais, um tema fundamental, afinal, um bom gerenciamento econômico possibilita às empresas aumentarem sua margem de contribuição e pode proporcionar uma melhor eficiência operacional. Na área de tecnologia, a redução de custos tem uma importância ainda mais relevante.

Segundo a plataforma Rackspace, que encomendou uma pesquisa sobre custos de TI para avaliar as mudanças provocadas pela pandemia da Covid-19 na área, 80% das empresas entrevistadas tiveram aumento inesperado de gastos em TI durante a pandemia, e isso não necessariamente resultou em uma receita maior.

Por isso, ainda hoje, muitas empresas buscam reduzir os custos de TI para manter o fluxo de caixa da empresa saudável.

Mas afinal, como reduzir os custos e manter qualidade e bom funcionamento da empresa como um todo?

Acompanhe aqui algumas ideias para reduzir os custos:

1. Revisite seus custos fixos

Faça uma reavaliação de todos os gastos fixos da empresa. É possível reduzir os gastos com energia elétrica, desligando alguns equipamentos que não precisam ficar ligados 24 horas, por exemplo. Caso sua empresa não utiliza telefone fixo, adote a tecnologia de VoiP para receber e realizar as ligações através de sistemas na nuvem, sempre precisar pagar pacotes de operadoras telefônicas.
 

2. Utilize a nuvem

Ainda segundo a Rackspace: 42% das empresas entrevistadas planejam reduzir custos utilizando a tecnologia em nuvem.

Mesmo as empresas que não confiavam na computação em nuvem, agora estão fazendo a migração para esse tipo de infraestrutura, incentivadas pelo desempenho da nuvem durante a crise. É possível substituir os centros de dados, que geram muitos custos, por programas de gestão de dados baseados na nuvem.
 

3. Incentive profissionais da área a aderir ao programa de redução de custos

Faça um plano de redução de custos em conjunto com os profissionais da área de TI, dando a eles autonomia para resolver questões de fácil solução, afinal, nem toda redução de custos significa eliminação de postos de trabalho.

Você deve incentivar seu departamento de TI a repensar os procedimentos que a empresa pode adotar. Veja algumas dicas:

• Segurança da informação: investir em um sistema seguro sai mais barato que pagar o resgate dos dados da sua empresa quando um racker consegue invadir o seu sistema. Por isso, não veja o investimento em segurança da informação como um custo, isso é uma proteção necessária para evitar custos ainda maiores e não-planejados;
• Infraestrutura de TI: realizar a manutenção preventiva dos itens da sua TI é outra forma simples de reduzir os custos. Isso porque a manutenção corretiva (que acontece quando o problema já aconteceu) é muito mais cara;
• Cloud computing: já falamos dessa solução anteriormente. A computação em nuvem pode ser sua aliada tanto para melhorar a segurança de dados quanto para otimizar os gastos com a TI;
• Outsourcing de TI: já pensou em terceirizar parte do seu setor de TI? Saiba que essa também é uma forma de gastar menos, uma vez que a empresa contratada fica responsável pelos sistemas, atualizações e manutenções, economizando tempo (e dinheiro) da sua empresa.

4. Ofereça treinamentos

Apesar de parecer contraditório reduzir os custos pagando por treinamentos, esta é uma dica valiosa. Se a sua equipe de TI estiver desatualizada, é possível que a empresa esteja tendo inúmeros gastos desnecessários com a infraestrutura de TI.

Uma equipe integrada, bem treinada e por dentro das atualizações em sua profissão, certamente terá mais informações e saberá como fazer a redução de custos sem que isso resulte na diminuição da qualidade do serviço prestado. Por isso, ofereça aos colaboradores da sua empresa treinamentos e especializações que ampliem os conhecimentos.
 

5. Utilize recursos de  automação

Muitos processos de tecnologia ainda são feitos manualmente, como backups ou monitoramento de rede. Isso é um equívoco, uma vez que pode ocasionar erros humanos, além de gerar gastos desnecessários.

O ideal aqui é que você utilize a automação e faça essas atividades funcionarem sozinhas, deixando o profissional livre para solucionar outras tarefas. Modernize sua empresa, utilizando ao máximo as potencialidades da tecnologia. Hoje em dia, todo trabalho repetitivo pode ser feito por softwares de automação, isso significa menos trabalho chato e mais tempo para inovações.
 

6. Faça a gestão de fornecedores

Conhecer e organizar todos os fornecedores e plataformas que sua empresa utiliza é essencial, pois assim, você terá uma visão ampla e poderá negociar preços e até trocar de fornecedor se necessário.

Revise se os seus fornecedores estão entregando o melhor resultado pelo qual foram contratados e se é possível incorporar novas demandas e/ou descontos. Ainda dentro deste contexto, é preciso pesquisar sempre. Ao contratar um serviço, pesquise os valores, a experiência e as referências de cada  profissional. Você também pode conversar com outros empresários da área e pedir indicações.
 

7. Não sobrecarregue sua equipe

Reduzir os custos é importante, mas acumular tarefas pode não trazer economia e ainda ameaçar a qualidade do trabalho. Um líder só deve diminuir a quantidade de pessoas num departamento quando, realmente, elas não trouxerem mais valor e colaboração efetiva para o crescimento da empresa.

Por isso, é essencial seguir nossa dica sobre a automação das tarefas, isso facilitará o dia a dia da sua equipe de TI.
 

8. Terceirize

É possível ter uma  equipe especializada e disponível para executar serviços específicos ou operacionais, por exemplo, de modo a garantir mais agilidade de tarefas técnicas.

Como manter uma área de TI em muitos casos é custoso e a mão de obra qualificada é cada vez mais escassa, a terceirização já é uma realidade possível, quando essa redução de custos seja feita com a ajuda de uma empresa que você confia e trabalhe junto com você para manter a qualidade que a sua empresa prioriza.

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