Saiba como reduzir a burocracia na sua empresa

Um dos maiores pesadelos das pessoas, a burocracia é um dos principais motivos causadores de perda de eficiência e produtividade. Muitas empresa, pautadas na ideia de boa gestão, instituíram diversos elementos que prejudicam a performance dos funcionários tentando reduzir a burocracia.

São protocolos, autorizações, processos e longas reuniões. Diante de tantas tarefas, é comum as empresas perderem tempo com serviços burocráticos, em vez de se dedicarem ao que realmente importa: o core business.

Listamos cinco dicas para reduzir a burocracia na empresa imediatamente

Proponha que todo mundo fique de pé nas reuniões

Pode parecer brincadeira, mas deixar todo mundo de pé nas reuniões tem trazido resultados positivos para muitas empresas — essa nova moda se chama stand-up meeting.

A lógica é simples: sem o conforto das cadeiras, os participantes dos encontros tendem a não desviar do assunto principal e nem dispersar a atenção. Assim, as conversas se tornam muito mais diretas e eficientes e as reuniões mais curtas, ágeis e dinâmicas.

É o fim daquelas reuniões longas e tediosas, nas quais nada se decide. A stand-up meeting vem ganhando adeptos em empresas no mundo todo.

Conheça as metodologias ágeis

As metodologias ágeis nasceram nas empresas de software e nos projetos de tecnologia. O objetivo inicial era desenvolver programas e funcionalidades no menor tempo possível. De tão bem-sucedidas, essas metodologias são utilizadas em projetos de várias áreas, até mesmo fora do setor de software.

Os métodos ágeis buscam promover a inspeção e adaptação frequentes dos projetos. Na metodologia SCRUM, por exemplo, o projeto é realizado em ciclos, chamados de sprints — cada etapa dura, no máximo, 4 semanas. Além disso, a equipe realiza reuniões diárias de apenas 15 minutos.

Assim, todo mundo no projeto sabe o que está acontecendo e o gestor acompanha de perto cada passo. Se perceber algum problema, interfere com muito mais agilidade para recolocar o trabalho de volta aos trilhos.

Estabeleça metas claras

Empresas sem metas claras levam os funcionários a executarem tarefas sem prioridade, o que é péssimo para a produtividade. Para evitar esse problema, mantenha os objetivos sempre atualizados e não se esqueça de comunicá-los a todos os funcionários.

Com clareza nos objetivos, a empresa mantém o foco no que realmente importa e os funcionários passam a priorizar as tarefas corretamente. Na prática, isso significa mais agilidade na execução dos projetos.

Use a tecnologia a seu favor para reduzir a burocracia nas empresas

A tecnologia é uma grande aliada para reduzir a burocracia nas empresas. Um exemplo de destaque são os sistemas de gestão ERP (Enterprise Resource Planning), que integram todos os dados da empresa em um único ambiente virtual, gerando diversas vantagens, por exemplo:

• redução da quantidade de documentos em papel;
• melhora na troca de informação entre os funcionários;
• controlar os processos com mais precisão;
• aumento da produtividade;
• automatização dos processos;
• minimização das falhas humanos, melhorando o tempo de resposta;
• reunião de informações relevantes sobre o negócio;
• auxílio na tomada de decisões, entre outros pontos importantes para a redução da burocracia.

Faça cobranças com boletos registrados

Os boletos registrados vieram para ficar e podem ajudar sua empresa a poupar muito tempo e a reduzir a burocracia. Como funciona? Ao emitir boletos com carteira registrada, sua empresa envia um arquivo de remessa para o banco contratado.

Isso traz mais segurança financeira para sua empresa. Além disso, o boleto registrado também tem a vantagem de permitir um melhor controle por meio de conciliação e relatório dos clientes (que quitaram os boletos). Você terá mais facilidade para controlar o fluxo de caixa.

Dê autonomia aos colaboradores e delegue funções

Proporcionar autonomia aos funcionários é uma questão importante para reduzir a burocracia na empresa. Uma ideia é estabelecer uma lista de tarefas que a equipe pode executar sem a necessidade da realização de processos longos e cansativos.

Em diversas situações, gerar essa autonomia pode influenciar de maneira positiva em vários departamentos, já que a rotina se torna mais dinâmica, os trabalhadores se sentem mais valorizados, motivados e engajados, ficando mais produtivos.

Avalie os processos com frequência

Todos os processos da instituição devem ser avaliados e reestruturados de acordo com a realidade da rotina. Por este motivo, essa tarefa de gestão processual deve ser frequente e levar em conta alguns pontos básicos, como:

• se o processo atual está apresentando um tempo de resposta adequado;
• o processo requisita mais pessoas do que o necessário;
• quais ações atuais estão gerando um aumento da produtividade;
• se um processo determinando está influenciando outro de forma negativa.

Ao realizar essa averiguação em cada etapa de produção, será possível identificar quais serviços aumentam a burocracia em vez de melhorar a produtividade, e elaborar estratégias para reduzir as exigências.

Organize o ambiente de trabalho

Manter o ambiente de trabalho organizado é outra medida importante para reduzir a burocracia de qualquer negócio. Um local devidamente estruturado favorece o fluxo de colaboradores e informações, o que proporciona a agilização dos processos.

Além disso, quando o time labora em um ambiente confortável, arejado e limpo, tendem a sentir bem-estar no dia a dia, o que pode ser também um fator desencadeante de agilidade e produtividade.

Acompanhe as métricas de desempenho e busque melhorar os resultados

Para continuar progredindo, é necessário monitorar os resultados alcançados. Nesse caso, existe uma série de indicadores que podem apontar o excesso de burocracia na companhia e que podem ser usadas na prática, por exemplo:

• taxa de retrabalhos;
• produtividade diária;
• tempo de atendimento aos clientes;
• quantidade de reclamações, entre outros.

Quando existe um nível alto de retrabalhos ou o cliente demora muito tempo para ser atendido, independentemente do canal de atendimento, significa que existe alguma falha acontecendo.

O mesmo ocorre com a produtividade diária: se está baixa, quer dizer que os processos não estão funcionando, ou podem estar travados pelo excesso de tarefas burocráticas. Então, é necessário avaliar, propor soluções e não ter medo de realizar mudanças.

Para atingir um resultado mais efetivo, o recomendável é fazer o levantamento das métricas de forma constante, estabelecer metas de aprimoramento e elaborar estratégias de desenvolvimento.

Tente colocar essas dicas em prática e veja que a redução da burocracia pode garantir mais produtividade, agilidade, redução de falhas e segurança nos processos executados. Desse modo, você terá uma empresa melhor e mais competitiva.

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