Sendo uma forma eficiente de faturamento para hotéis, a organização de eventos teve que ficar um pouco de lado por conta da pandemia. Mas, aos poucos, os hotéis foram adaptando seu cotidiano e eventos ao “novo normal”.
Se não há nenhum impedimento legal na sua cidade, você pode começar a realizar esses eventos corporativos novamente. Só precisa ter cuidado redobrado de como vai fazer isso.
Para ajudá-lo, listamos abaixo algumas dicas que podem ser muito úteis para você e toda sua equipe. Confira!
Organização de eventos no pós pandemia: como fazer
1. Troque as poltronas de tecido
Alguns locais de eventos possuem poltronas feitas com tecido, o que não é o mais indicado. Pois, se assim for, você terá que lavar todas a seco depois de cada dia de evento e talvez até mais vezes.
Sendo assim, essa prática é totalmente fora de contexto, sem falar custosa e inviável.
Nesse caso, as cadeiras plásticas podem ser bem úteis, pois podem ser facilmente limpas com álcool ou mesmo com água e sabão.
Outra alternativa é providenciar capas para as cadeiras de um tecido ou material que seja fácil de limpar ou que seja descartável. Assim, elas podem ser limpas ou lavadas e colocadas novamente no lugar.
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2. Evite eventos de mais de 1 dia
Como estamos em uma pandemia, a limpeza é fundamental, aliás, essencial. Por isso, ter eventos que durem mais de um dia não é o mais indicado.
Pense bem, você precisará de uma grande equipe de limpeza para limpar todas as cadeiras, capas, o chão, paredes, portas e tudo mais. Afinal de contas, o serviço precisa ficar impecável.
Melhor ainda se você puder fazer em 2 dias, mas com uma condição: que as palestras ou seminários só aconteçam em um turno do dia.
Dessa forma, será possível limpar tudo na parte da tarde e, no dia seguinte pela manhã, seu hotel estará pronto e devidamente limpo para receber a todos novamente.
3. Use mais salas
Uma ótima forma de evitar aglomerações é usando mais salas disponíveis. Dessa forma, você poderá manter o número de pessoas, mas não aumentará o risco de contaminação entre elas.
Não tem outras salas para usar? Então, a única alternativa é fazer com que as pessoas se sentem em lugares alternados. Que não tenha mais ninguém em qualquer dos lados (direita, esquerda, frente e costas).
O número de participantes ficará reduzido, você não conseguirá faturar como antes, mas pense que esse é apenas um recomeço. É preciso ir de forma mais gradual e “sentir” a situação para, só então, avançar mais depressa.
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4. Treine sua equipe
Outro ponto de grande importância é o treinamento da equipe. Por mais que eles já estejam acostumados a lidar com eventos no hotel, eles não têm experiência em eventos nesta situação pós Covid-19.
Por isso, seus funcionários vão precisar de novas instruções e direcionamentos. Serão cuidados simples, mas necessários que precisarão tomar como manter a máscara o tempo inteiro, usar luvas se for necessário, estar sempre atentos a qualquer pessoa que não siga as normas e assim por diante.
5. Coloque as regras já no programa
Quando for divulgar o evento, deixe bem claras as normas que devem ser seguidas.
Por exemplo, se os participantes devem trazer as próprias canetas e papéis, como funcionará a localização nas cadeiras, que o uso de máscara deve ser em todo o evento e assim por diante.
Além disso, é bom deixar cartazes espalhados pelo local com elas, de forma clara e objetiva. Quanto mais lembretes, melhor.
6. Determine horários em grupos
A entrada para o evento costuma ser bem tranquila e sem aglomerações. O problema é na saída, quando o evento termina.
As pessoas tendem a se aglomerar nesse momento e cabe à sua equipe estar devidamente treinada para que isso não aconteça.
Então, é importante também que pequenos grupos saiam em horários separados, por exemplo, 5 minutos para cada grupo. Que isso seja feito em fila indiana, respeitando o distanciamento entre as pessoas.
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Só depois da saída do primeiro grupo, segue o segundo e assim por diante. Cada grupo deve ter um limite de pessoas. Esse limite deve ser determinado de acordo com a quantidade de colaboradores disponíveis para o evento.
Fazer uma boa organização de eventos no pós Covid-19 não é algo muito simples, mas o mais importante é que é possível. Comece com eventos menores e entenda como as coisas podem melhorar e o que precisa ser mudado durante o processo.
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