Terceirização de documentos: conheça mais sobre ECM e BPO

A terceirização de documentos já está presente em todos os setores econômicos. Seus benefícios já são conhecidos do mercado e muitas empresas estão apostando nas vantagens conquistadas para a gestão ao investir neste tipo de solução. Dentro deste cenário, setores altamente burocráticos, que demandam equipes extensas e um trabalho minucioso estão sendo altamente transformados pela terceirização.

A contratação de colaboradores externos para a realização deste tipo de tarefa tem se mostrado uma tendência muito forte no mercado, que veio para ficar.

A terceirização de documento pode impactar positivamente

Como funciona a gestão de documentos?

Antes chamado de GED, a Gestão de Documentos evoluiu e se transformou no ECM (Enterprise Content Management). Uma das diferenças é que o ECM lida com todos os tipos e formatos de documentos da empresa (e-mails, arquivos, contratos, vídeos, imagens, comunicados, áudios, Notas Fiscais, planilhas etc.). Sendo assim, o ECM contribui para maior agilidade e um ganho em vantagem competitiva.

O ECM organiza todo o conteúdo empresarial em meio digital, e oferece formas seguras e rápidas de acesso através de plataformas no celular, tablet ou PC. Além disso, o ECM permite um controle de versões, acessos e de autorização para modificações também em meio digital: uma informação crítica que levava dias ou semanas para ser localizada, modificada, desenvolvida e aprovada; agora leva uma questão de minutos.

A implantação e operação da solução de ECM, torna o dia a dia mais ágil, e cria uma demanda aos colaboradores por tempo dedicado a treinamento, operação e manutenção dos processos de gestão de conteúdo. Afinal, não é sempre que as empresas têm esses recursos tanto em material humano quanto em tempo disponíveis.

É nesse momento que o BPO (Business Process Outsourcing – ou Gestão Terceirizada de Processos) se torna uma vantagem: já que a responsabilidade de operação, manutenção e conhecimento do ECM é dedicada a uma empresa parceria.

As vantagens de terceirizar sua gestão de documentos

Uma gestão terceirizada de documentos é capaz de trazer diversos benefícios para sua gestão. Separamos aqui os 8 mais relevantes e que com certeza fazem diferença significativa par qualquer empresa. Vamos à elas:

1. Melhoria no foco empresarial.
2. Menos riscos com vazamento de informações
3. Adesão imediata a tecnologia de ponta sem traumas.
4. Segurança de informação aprimorada.
5. Processos adaptáveis sem dificuldades.
6. Aumento de produtividade.
7. Aumento do espaço físico.
8. Controle completo sobre as informações da empresa.

Como fica claro, essas vantagens atuam diretamente enxugando sua gestão e principalmente diminuem a burocracia desnecessária que você e seu time teriam que liar de maneira interna. O alto grau de especialização dos colaboradores externos contratados permite que o serviço seja feito de forma muito mais eficiente e assertiva, sem atrapalhar as outras áreas da empresa causando problemas no fluxo de trabalho.

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