LGPD na Hotelaria, sua importância e como aplicar

Dentro da hotelaria, os dados de pessoas físicas estão presentes em todo o caminho da atividade. Desde o preenchimento da ficha de cadastro, até a contratação de colaboradores, prestadores de serviços e fornecedores, há registro e armazenamento de informações de pessoas. Para proteger a privacidade e informações como nome, endereço, telefone, RG, CPF, foi criada a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). 

Por isso, saber o que é a LGPD e como hotéis e pousadas devem cumprir a legislação, é fundamental

O que é a LGPD?

A lei 13.709 foi sancionada em agosto de 2018, mas entrou em vigor somente em agosto de 2020. O texto trata da regulamentação de como as empresas e os órgãos públicos devem coletar e usar os dados de pessoas físicas no Brasil.

A LGPD destina-se a todas as empresas, independente do porte, que, em território nacional, façam operações de:

• coleta;
• processamento;
• armazenamento;
• publicação;
• e exclusão de dados pessoais

O objetivo da LGPD é organizar as informações pessoais e tornar o nível de segurança mais elevado para proteção desses dados, impedindo que sejam vazados ou utilizados para outros fins que não os acordados. 

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O modelo de lei implantado aqui tem como base o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD), da União Europeia, adotado em 2016.

A roda da LGPD

A LGPD para a Hotelaria já está em vigência?

A lei de proteção de dados foi sancionada e está em vigor, no entanto, as sanções, como multas e advertências, ainda não estão acontecendo. Os estabelecimentos devem ser fiscalizados a partir de agosto de 2021.

Dessa forma, caso haja vazamento de dados e descumprimento dos direitos estabelecidos pela legislação, somente a partir dessa data é que poderão ser aplicadas multas – que podem chegar a R$ 50 milhões, sanções administrativas e penalidades previstas no texto. 

Como a hotelaria deve se preparar para a LGPD?

Agora que entendemos do que se trata a LGPD, é preciso compreender a lei dentro do cenário da hotelaria. O que muda? O que precisa ser feito para se adequar às novas regras? 

Ainda que as multas não estejam ocorrendo, o melhor é se antecipar, se preparar e ficar com tudo em dia para não ter dor de cabeça e gastos com possíveis notificações. 

Então, veja como seu hotel ou pousada pode se organizar em quatro passos básicos:

1º passo

A primeira coisa a fazer é identificar o ciclo de vida realizado pelos dados pessoais dentro da hospedagem. Faça uma análise dos seguintes pontos:

1. Quais dados são coletados

2. Por quais áreas eles passam

3. Como são armazenados

4. Com quem são compartilhados

5. Como são descartados

2º passo

Com esse mapa percorrido, é hora do hotel organizar e pensar com clareza sobre os objetivos na utilização dessas informações. Assim, é preciso saber qual a finalidade na obtenção, armazenamento e, depois, descarte dos dados. 

Deixe registrado em um documento, os objetivos, os dados coletados, e existência de base legal para isso, segundo a LGPD.

No caso da hotelaria, para fundamentar o uso de dados pessoais, há quatro bases legais  que são prioritárias:

• consentimento do titular: deve ser obtido no ato do atendimento. E conter o aviso de quais dados estão sendo coletados e suas finalidades;
• execução de contrato: no caso dos hotéis, mesmo sem consentimento, os dados são indispensáveis para executar os seus serviços;
• cumprimento de obrigação legal: os hotéis e pousadas são obrigados a seguir a Lei Geral do Turismo, que aborda o uso da Ficha Nacional de Registro de Hóspedes;
• interesse legítimo: esta base tem caráter interpretativo e permite que o hotel utilize os dados para uma finalidade específica, como em caso de defesa de ação judicial ou em outras situações legítimas que justifiquem o uso de dados.

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3º passo 

Identifique dentro do hotel as ações de proteção de dados já realizadas.

Identifique como melhorar e aprimorar as ações por meio de ferramentas, treinamentos, políticas internas, capacitação e revisão de documentos e contratos.

Ter o suporte da área jurídica ou de pessoal capacitado torna essa ação fácil. 

4 º passo 

O apoio de profissionais jurídica e tecnologicamente é importante para implementação das ações e cumprimento da lei. Porém, o hotel não deve limitar a essas pessoas o cuidado em relação aos dados.

O ideal é que seja criada uma estrutura de governança que desempenhe de maneira sistematizada a proteção de dados. Dispor dessa equipe interna é importante, pois as informações hoteleiras trafegam por áreas distintas, como recepção, departamento de RH, de compras, de marketing, e serviços. 

Com equipe destinada para a proteção de dados, o olhar fica expandido, as iniciativas mais eficazes e é possível abranger todos os braços do hotel. 

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Por fim, o setor hoteleiro de todo o Brasil deve priorizar os processos de estruturação e adequação à LGPD. Hotéis e pousadas, precisam estar com ações alinhadas para proteger informações de hóspedes, prestadores de serviços e para própria segurança da hospedagem.  

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