Recepcionista de eventos: saiba mais sobre a profissão e veja como encontrar os melhores

Os recepcionistas possuem um papel fundamental em qualquer evento. Tendo em vista que é o primeiro contato que o público faz ao chegar, é necessário a escolha e recrutamento de bons profissionais, com algumas características e habilidades que devem ser valorizadas. Afinal, é importante que você garanta ter em sua equipe pessoas preparadas para atender às necessidades do público de maneira proativa e profissional.

Preparamos neste conteúdo algumas informações para que você entenda melhor o papel dessa função e veja como encontrar os melhores. Continue a leitura e confira.

Tarefas do profissional

Os recepcionistas de eventos têm como função principal receber os convidados. Dependendo do tipo de produção, outras atividades também podem ficar a cargo deles, como:

• Orientar os participantes sobre o lugar para onde devem se encaminhar (no caso de eventos com lugar marcado);
• Responder perguntas sobre horários de apresentações e fornecer outros tipos de informação;
• Ajudar os palestrantes e outras pessoas que irão se apresentar ao chegarem ao local correto;
• Verificar nomes na lista de participantes e convidados, conferindo os ingressos;
• Resolver possíveis imprevistos da entrada, como um convidado não ter o nome na lista.

Por mais que, à primeira vista, essas atividades pareçam simples, devemos lembrar que tudo isso irá acontecer em meio ao movimento da chegada. Os imprevistos, por exemplo, devem ser resolvidos com agilidade. E os recepcionistas precisam cumprir seu papel sempre com um sorriso no rosto e mantendo a calma.

7 Características desejáveis para recepcionistas de eventos

Para entender melhor a importância dos recepcionista de eventos, veja quais são as características que deve valorizar ao contratar os profissionais para a função.

1. Gostar de trabalhar em contato direto com o público

A característica básica de um bom recepcionista é gostar de trabalhar com o público. Afinal, ele estará o tempo todo interagindo com as pessoas. Se não tiver afinidade com a função isso será perceptível para o público e a qualidade do atendimento será comprometida.

2. Ser proativo

Além das funções padrão de um recepcionista, existem ações que precisam ser realizadas sem que seja possível prever. Se um participante tem um problema com o ingresso, por exemplo, é importante que ele seja proativo para fazer o que for necessário para resolver.

Pessoas que dependem muito de terceiros dando ordens para agir podem não se dar bem nessa função. Afinal, durante o evento, com tantos detalhes a serem cuidados, possivelmente não terá ninguém disponível para supervisionar os recepcionistas.

3. Conseguir manter a calma em momentos de estresse

É papel do organizador de eventos e da sua equipe cuidar de todos os detalhes da produção para evitar problemas. Entretanto, ainda assim, imprevistos podem acontecer e é preciso considerar que podem ter participantes que ficarão impacientes e até irritados.

Para evitar transformar um problema em outro maior, os recepcionistas devem conseguir manter a calma em momentos de estresse. Assim, conseguirão rapidamente entender a situação e agir para solucioná-la.

4. Boa comunicação

A comunicação é a principal ferramenta dos recepcionista de eventos. Portanto, eles precisam saber se comunicar bem com as pessoas, entender o que o público diz e transmitir as informações corretamente.

Vale o adendo da importância do bom português. Não é preciso que os profissionais usem um vocabulário rebuscado, na verdade, isso deve até ser evitado. Basta que consigam se comunicar de forma clara e pronunciem as palavras corretamente.

5. Tratar a todos com gentileza

A gentileza é mais um elemento que não pode faltar nunca na postura de um recepcionista de eventos. E isso vale para o tratamento direcionado a todos, de participantes a outros profissionais ligados à produção.

Uma pessoa gentil passa uma imagem positiva a todos e faz com que se sintam verdadeiramente bem-vindos no local. Por se tratar de uma função que representa toda a organização do evento, isso é fundamental e deve ser muito valorizado.

6. Dominar todos os detalhes do evento

Uma das funções dos recepcionistas é tirar dúvidas dos participantes. Para isso, eles precisam dominar todos os detalhes do evento e conhecer os meios para buscar rapidamente as informações que não tiver.

Por isso é tão importante realizar um treinamento prévio com toda a equipe. Afinal, por mais experiente que um profissional seja, é sempre válido informá-lo sobre a postura que espera dele no seu evento especificamente.

7. Cuidar da sua imagem pessoal

Como já mencionamos, os recepcionistas representam toda a organização do evento frente ao público, por isso, devem passar uma imagem positiva, especialmente em suas ações.

Contudo, sabemos que o aspecto visual compõe a imagem que uma pessoa passa aos demais. Por essa razão, é preciso que os profissionais que irão ocupar essa função estejam usando roupas adequadas e tenham outros cuidados ligados à sua apresentação pessoal.

Aposte na terceirização

Uma ótima alternativa na hora da contratação desses profissionais é contar com uma empresa especializada na terceirização de mão de obra para fazer esse trabalho por você. Acionando uma equipe terceirizada, você terá a garantia de que seu evento está nas mãos de profissionais treinados.

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