A área de projeto de TI tem conquistado cada vez mais espaço nas organizações a partir do desenvolvimento de projetos que beneficiam o negócio como um todo. E não é novidade para ninguém que a tecnologia otimiza tempo, reduz custos, flexibiliza operações e encurta distâncias, como é o caso do modelo home office.
Por mais que algumas coisas estejam organizadas, determinados problemas podem acontecer, prejudicando toda a sua entrega. Por isso, fazer gestão de projetos é essencial para que você conclua cada fase com sucesso, tendo tempo de corrigir algum problema assim que ele apontar no horizonte.
Os principais erros cometidos na gestão tecnológica e como você deve evitar no seu projeto de TI
1. Comunicação ineficiente
A comunicação permeia todas as áreas do negócio, mas chega a ser um desafio constante para a área de TI. Por envolver várias pessoas, é um erro pensar que todo mundo sabe de tudo. E na hora de discutir as ações, as informações ficam desencontradas.
Por isso, é viável definir uma maneira de envolver e alinhar o time sobre as atualizações do projeto, seja através de reuniões, relatórios semanais, e-mails e outros mecanismos que sejam eficazes para transmitir a todos a mesma informação.
2. Não saber o que o cliente quer
O objetivo de todo o projeto é atender a solicitação de um cliente, seja ele interno ou externo. Por ter uma linguagem mais técnica e específica, muitas vezes entender o que o contratante deseja implantar na empresa pode ser uma falha fatal.
A falta de clareza nas informações é um erro grave que pode arruinar todo o processo. Por isso, antes de iniciar o desenvolvimento do empreendimento, é essencial registrar todos os requisitos no TAP, Termo de Abertura do Projeto, com aprovação da empresa de TI e do cliente.
3. Erros na gestão de equipe
Esse talvez seja um dos erros de TI que mais causam problemas nos projetos. Isso porque as pessoas que vão tocar o empreendimento devem ser contratadas de forma estratégica, e isso nem sempre acontece.
A gestão de um projeto requer muito mais que formação técnica. É preciso ter habilidades gerenciais, controle de cronograma, gestão do tempo, resiliência, atendimento ao cliente e comprometimento com o trabalho, entre outros, para gerenciar processos.
É claro que ter uma equipe totalmente perfeita não existe, mas é possível chegar próximo ao desejado ao compor um time de acordo com suas necessidades, considerando que mudanças acontecem em um piscar de olhos e que as capacitações vão ser necessárias conforme as diretrizes do projeto.
Ou seja, não adianta contratar um profissional super capacitado para exercer uma atividade mais simples. Além de subaproveitar a pessoa, logo ela irá encontrar outra oportunidade e deixar a equipe desfalcada. Por outro lado, oferecer uma posição mais privilegiada para um recém formado pode travar o projeto devido a falta de experiência e traquejo do funcionário.
O ideal é agir com equilíbrio e habilidade para lidar com os diferentes tipos de profissionais, reconhecendo os talentos que são necessários para cada perfil de projeto.
4. Má gestão dos recursos financeiros
Algo que impacta muito em qualquer projeto é a questão do custo. Comumente é previsto um orçamento que deve ser gerido até o final da implantação. Porém, a má administração dos recursos financeiros pode elevar significativamente os valores pensados inicialmente, podendo inviabilizar o projeto.
Para ter sucesso nessa missão, o gestor deve acompanhar e revisar o orçamento periodicamente. Dessa maneira, ao construir o cronograma do projeto, proponha ao cliente entregas por etapas e pagamento fracionado para cada fase realizada. Isso diminui o risco de definir um valor e ao final perceber que o orçamento estourou.
Ao chegar no final, as despesas que faltarem podem ser até corrigidas, levando em conta algumas variações do mercado, mas o cliente vai ter a certeza que ele pagou um valor aproximado do que foi combinado.
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