Produtividade no trabalho: 6 dicas para melhorar o rendimento

A produtividade no ambiente de trabalho é uma questão central para as empresas e um eterno desafio para gestores e supervisores que lidam diariamente com equipes de profissionais. Existem milhares de maneiras de gerir material humano e achar a que mais se encaixa na empresa e em relação ao perfil do time é a questão de um milhão de dólares da qual todos estão atrás, e parar melhorar o rendimento é difícil.

Esse assunto é bastante complexo, porque cada empresa é diferente da outra e cada funcionário também é diferente entre si. Isso significa que nem toda técnica ou estrategia que funciona para um lugar funcionara para outro e até mesmo que um mesmo método funcione em setores diferentes da mesma empresa.

Essas técnicas, estrategias e métodos tem que ser adotados com cautela e precisam respeitar a cultura organizacional da empresa acima de tudo, mas o objetivo final é ter sempre uma equipe de colaboradores motivada, produtiva e que compartilhe dos mesmos objetivos da empresa.

6 técnicas simples de aplicar para aumentar e melhorar a sua produtividade

1. Técnica Pomodoro

A técnica Pomodoro tem uma origem curiosa. O italiano Francesco Cirillo tinha dificuldade em manter a concentração nos estudos. Em uma ocasião, pegou um temporizador de cozinha em formato de tomate (que em italiano é “pomodoro”) para verificar por quanto tempo conseguia estudar sem se distrair. Essa simples atitude deu origem a um dos mais conhecidos métodos de gestão de tempo e produtividade.

Com alguns aperfeiçoamentos, hoje, a técnica Pomodoro tornou-se mais conhecida entre estudantes e profissionais de diferentes áreas. Com um cronômetro, a ideia é que a pessoa se dedique, sem interrupções, a sua atividade por 25 minutos e depois descanse por 5. Ao fim de quatro ciclos, deve-se fazer uma pausa maior, de 15 minutos. Assim, intercalando os períodos produtivos com os de descanso, obtém-se mais produtividade.

Ela pode ser aplicada tanto individualmente como coletivamente e é especialmente útil para períodos de trabalho próximos da deadline de entrega onde o time precisa estar bem focado para entregar todas as partes do trabalho de uma vez.

2. Getting Things Done (GTD)

Getting things done significa “fazer o que precisa ser feito” em inglês. Um nome bem direto para um método de produtividade. Mais conhecida como GTD, a técnica foi desenvolvida pelo consultor em produtividade estadunidense David Allen e deu origem a algumas ferramentas de gerenciamento de projetos.

Ela consiste em 5 passos:

• capturar: anotar em um papel tudo aquilo que deve ser feito, pois deixar a cargo da memória pode sobrecarregar a mente;
• esclarecer: analisar todas as ideias escritas e definir quais devem ser priorizadas;
• organizar: definir local, data, horário e tempo de execução para cada tarefa;
• refletir: revisar o planejamento que foi desenvolvido, para verificar se nada foi esquecido e fazer os ajustes necessários;
• engajar: efetivamente realizar as tarefas com foco e tranquilidade, sem se preocupar com outras questões, já que elas estão registradas na lista.

3. Zen to Done (ZTD)

Zen to Done, ou ZTD, é uma técnica derivada da GTD apresentada anteriormente. Foi criada pelo jornalista Leo Babauta e trata-se de um método mais simples e focado em ação, separando as atividades essenciais e descartando as desnecessárias. O objetivo é obter produtividade e alta performance no trabalho com harmonia e equilíbrio emocional. Por esses fatores pode ser muito bem aplicada a dinâmicas de time para torná-los mais coesos.

A versão simplificada da ZTD conta com 4 etapas:

• capture: anote em um papel as ideias que passarem por sua cabeça, de modo que você não sobrecarregue a sua memória e evite esquecimentos;
• processe: o que fazer com essas tarefas? Delegar? Executar? Responder a alguém? Agendar? Em decisões rápidas, defina o próximo passo para que as atividades não se acumulem;
• planeje: em sua lista de tarefas, selecione 3 TMIs (Tarefas Mais Importantes). Elas devem ser a sua prioridade até o fim do dia. Realizá-las logo pela manhã é uma boa ideia;
• faça: determine a ordem de execução das suas tarefas e as execute, uma de cada vez, sem querer realizar mais de uma atividade ao mesmo tempo.

4. Matriz de Eisenhower

A quarta técnica da lista foi desenvolvida por ninguém menos que o ex-presidente dos EUA, Dwight Eisenhower. Esse método de produtividade é perfeito para quem tem dificuldades de definir prioridades. Ele demanda que o indivíduo construa uma matriz com quatro quadrantes e faça uma lista com todas as suas tarefas. Depois, ele deverá distribuir essas tarefas nesses quadrantes e, assim, descobrir o que fazer, conforme as instruções a seguir.

• quadrante superior esquerdo: devem estar as tarefas urgentes e importantes. Você as deve realizar imediatamente;
• quadrante superior direito: devem estar as tarefas importantes, mas não urgentes. Você deve agendá-las;
• quadrante inferior esquerdo: devem estar as tarefas urgentes, mas não importantes. Você deve delegá-las;
• quadrante inferior direito: devem estar as tarefas não urgentes e não importantes. Você deve eliminá-las da lista.

5. Princípio de Pareto

O Princípio de Pareto define que 80% dos resultados que obtemos vêm de apenas 20% das nossas atitudes. Essa frase pode ser ilustrada pela ideia clássica de que 80% da receita de uma empresa vêm de apenas 20% dos seus clientes.

Para trazer esse princípio para o mundo da qualidade e da produtividade, a ideia é que as pessoas sejam capazes de encontrar quais das suas atividades correspondem a esses 20% de atitudes que provocam 80% dos resultados. Isso tende a beneficiar os funcionários na avaliação de desempenho.

Para fazer esse ranking de prioridades, a dica é listar as tarefas e atribuir a cada uma delas uma nota de 1 a 10 em dois quesitos: esforço exigido (nota 1) e potencial resultado positivo (nota 2). Divida a nota 1 pela nota 2. As tarefas com os resultados mais baixos são as que devem ser priorizadas, dado que representam melhores resultados.

Assim, mesmo que você chegue ao fim do dia sem ter dado conta de tudo o que está na sua lista, ao menos terá resolvido as tarefas mais importantes.

6. Método Konmari

Você olha para a sua mesa e só enxerga pilhas e mais pilhas de papel? Observa a sua área de trabalho no computador e encontra milhões de arquivos soltos, sem saber do que se tratam? Trabalha com 10 abas abertas no computador e se perde no meio delas? Se você se encaixa nesse perfil, acabou de encontrar a melhor técnica para o seu caso.

O método Konmari foi desenvolvido pela japonesa Marie Kondo e parte do princípio de que qualidade e produtividade são dois fatores que dependem da organização do ambiente de trabalho.

Trabalhar em um local organizado é benéfico para a realização de atividades mais ágeis e para a própria saúde mental. Por isso, antes de começar, o que você tem a fazer é separar todos os seus itens (físicos e digitais) em categorias, de modo que você consiga visualizar onde eles estão.

Portanto, separe os itens físicos em caixas e os arquivos digitais em pastas, com nomes claros. Crie quantas pastas forem necessárias para que você não misture itens de categorias diferentes. É melhor “perder” tempo uma vez na organização do que sempre ao realizar as suas tarefas na bagunça. Por fim, certamente você se deparará com vários itens de que já não precisa ou que não são tão importantes. Descarte-os e mantenha exclusivamente o que for útil ao seu trabalho.

Como você pôde perceber, qualidade e produtividade no trabalho são fatores diretamente proporcionais a outros dois elementos: organização e capacidade de definir prioridades. As 6 técnicas acima estimulam o desenvolvimento dessas duas características. Portanto, selecione aquela que mais faz sentido para seu ambiente de trabalho e coloque em prática em seu dia a dia junto com seu time.

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