Com a transformação digital, muitas empresas estão repensando os seus tipos de gestão de processos, buscando o mais adequado para o seu negócio e para o momento tecnológico atual. O cenário econômico atual exige que as organizações se voltem para dentro de si mesmas, com a intenção de analisar suas rotinas, procedimentos, planos de ação, modelos de gestão de processos e as áreas que demandam melhorias.
Os colaboradores, os parceiros e os clientes passam a refletir a respeito de cada procedimento e a apontar falhas. Identificam focos de desperdício e retrabalho ou, simplesmente, para sugerir novas iniciativas.
Os modelos de processos de negócios precisam ter como foco:
- a melhoria da organização interna;
- a melhoria dos sistemas de liderança;
- a melhoria dos níveis de comprometimento dos funcionários.
Mas como fazer isso? São muitas os modelos de gestão de processos utilizadas hoje na introspecção de uma empresa. Independentemente do modelo escolhido, sempre se deve ter em vista a gestão baseada em processos.
Podemos enfatizar 4 tipos de gestão de processos principais:
- O modelo do ciclo PDCA
- A metodologia de gestão Seis Sigma
- A metodologia benchmarking
- A ferramenta para otimização de processos 5S
Saiba mais sobre as quatro mais conhecidas metodologias de gestão de processos.
Os 4 mais usados modelos de gestão de processos
A gestão baseada em processos tem como foco atender as necessidades dos clientes por meio de processos que usem o mínimo de recursos possíveis, sem deixar de atingir o nível de qualidade desejado por esses clientes.
Por isso, não se deve pensar apenas em custos e eficiência, mas também na qualidade das entregas.
Assim, selecionamos 4 metodologias de gestão de processos capazes de atingir esses objetivos ao fazer a organização de processos do trabalho na empresa.
1- O Ciclo PDCA
Um dos mais destacados modelos de gestão de processos é o ciclo PDCA. Trata-se de uma abreviação formada pelos verbos, em inglês, plan (planejar), do (fazer), check (acompanhar) e act (agir). Eles significam, cada qual, o cumprimento de uma etapa do processo.
O PDCA funciona de forma cíclica. A cada nova rodada, o nível de aprimoramento e sofisticação dos processos tende a se aprofundar. Cabe ao gestor da organização trabalhar para que o método seja incorporado à dinâmica da empresa, passando a fazer parte de seu DNA.
O PDCA é caracterizado pela sua aplicação quase intuitiva e, por conta de sua agilidade, pode ser implementado em empresas de todos os portes.
Além disso, existem variações do modelo de gestão de processos PDCA que podem ser aplicadas a casos que não exijam muita complexidade em sua execução, tais como:
- FCA – Fato, Causa e Ação: esse método ajuda na identificação da causa de um problema e sua resolução imediata;
- Ver & Agir: nesse caso, soluciona-se problemas de baixa complexidade, a identificação do mesmo traz uma solução imediata.
2- Metodologia de gestão Seis Sigma
É um mais um dos modelos de gestão de processos baseado na melhoria contínua por meio da eliminação de falhas ou imprecisões.
Além da redução de custos e ganho de produtividade, a metodologia de gestão Seis Sigma busca implementar mudanças gerenciais de maneira a obter melhores resultados financeiros.
Geralmente ele é utilizado para a resolução de problemas extremamente complexos, exige o uso intensivo de ferramentas estatísticas e por isso mesmo acaba ficando restrito a médias e grandes empresas.
Green Belt Seis Sigma
Green belt é o nome de uma certificação pessoal para profissionais que se dedicam a implementação de projetos de melhoria contínua em suas empresas.
Essa certificação se baseia no Ciclo DMAIC. Ele é semelhante ao PDCA e usa as seguintes etapas:
- definir;
- medir;
- analisar;
- aperfeiçoar;
- controlar.
Depois da certificação, esses profissionais passam a ter todos os conhecimentos necessários para a implementação de ciclos de melhoria contínua e solução de problemas em empresas. Ele pode lidera equipes de pessoas que não tem a certificação.
Black Belt Seis Sigma
Esta é uma certificação Seis Sigma mais avançada. Nesse caso, os profissionais são bem mais experientes e dominam o tema de forma ainda mais completa que seus colegas Green Belt.
Um profissional Black Belt pode liderar uma equipe formada por colaboradores Green Belt.
3- Benchmarking
Benchmarking é uma prática bastante difundida nas empresas.
Conhecido pela avaliação constante dos processos de trabalho das empresas consideradas referência no mundo dos negócios, este modelo de gestão de processos trabalha com o método da comparação de práticas de excelência adotadas pela companhia, das seguintes formas:
- interno – se espelhando em outra área da organização;
- competitivo – entre empresas concorrentes;
- funcional – se comparando com áreas afins de empresas de outros segmentos;
- genérico – foco no melhor resultado, mesmo que proveniente de áreas e segmentos diferentes.
Assim, é possível encontrar processos e boas práticas de gestão em diversas fontes. Depois de estudadas, elas podem ser implementadas na empresa e se tornarem parte de seu conhecimento organizacional.
4- Ferramenta para otimização de processo 5S
O método, conhecido em alguns países como Housekeeping, mobiliza os funcionários por meio de alterações no ambiente de trabalho.
Essas mudanças abrangem aspectos de organização, limpeza, eliminação de desperdícios, identificação de gargalos nos processos, etc.
ideia busca transformar o comportamento dos colaboradores, engajando-os na transformação do espaço de trabalho.
Um programa de 5S promove desdobramentos no clima organizacional e muitas vezes extrapola os limites da empresa já que os colaborares acabam levando parte destes conceitos para sua casa.
Mas quais são esses 5S, afinal?
Os 5S são palavras no idioma japonês, país que deu origem a essa metodologia de gestão.
Veja quais são eles:
- Seiri = Classificar
- Seiton = Organizar
- Seiso = Limpar
- Seiketsu = Padronizar
- Shitsuke = Manter
O 5S é um sistema usado para organizar espaços e para que o trabalho possa ser realizado de forma eficiente.
Esses 5 conceitos têm o objetivo de deixar tudo no lugar certo na empresa. Assim, as pessoas se organizam melhor e, além disso, se sentem bem no ambiente de trabalho. E mais, passam a produzir com mais eficiência, porque tudo está alocado de forma a ser facilmente encontrado, sem esforço.
Para implantar o 5s é preciso avaliar todos os elemento presentes no local de trabalho. Em seguida, remove-se aquilo que não é necessário e só atrapalha. Por fim, pensa-se em um modelo de organização bem racional, em que as coisa são feitas de forma simples e objetiva.
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