Aumentar a eficiência operacional significa avaliar todas as atividades desempenhadas pela empresa para encontrar maneiras de desenvolver o produto final de forma mais econômica, sem que cause efeitos negativos na qualidade do serviço ou produto. Nas instituições de saúde, deve ser uma meta constante a ser almejada pelos gestores, pois reflete na sustentabilidade financeira e na satisfação dos pacientes.
Dicas fundamentais para aumentar a eficiência operacional nas instituições de saúde!
1. Invista em tecnologia e na automatização de processos
Impossível pensar em um mundo sem o uso da tecnologia, principalmente nas instituições de saúde. Isso porque existem diversas informações clínicas, operacionais e financeiras que devem ser integradas diariamente, e os meios físicos não comportam mais.
Porém, não basta escolher um software que faça esse trabalho. É preciso estudar as funcionalidades, o custo de instalação e manutenção e quais vantagens serão percebidas ao longo dos anos.
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Também é fundamental buscar orientações com gestores que já utilizam um determinado software para apurar a viabilidade real dessas plataformas, considerando o volume de atividades e o perfil da instituição.
Em relação à automatização dos processos, uma das grandes promessas atualmente é a implantação de agendamento on-line, que traz diversos benefícios para gestores e pacientes.
2. Treine sua equipe
Promover a capacitação constante de uma equipe é a garantia da padronização das atividades, da diminuição dos erros e do acolhimento dos colaboradores frente às dúvidas que surgem periodicamente.
Ademais, uma equipe treinada se compromete mais com os resultados da instituição, entende a complexidade de cada tarefa e se preocupa com a rastreabilidade das ações tomadas a fim de identificar e tratar os erros apurados.
Além dos treinamentos situacionais, a partir de uma nova demanda, nova funcionalidade no sistema ou readequação de processos, é fundamental manter treinamentos periódicos e a possibilidade sempre aberta para questionamentos.
3. Distribua tarefas estrategicamente
Um bom gestor conhece seus colaboradores a ponto de delegar tarefas conforme a complexidade do procedimento, do nível de conhecimento e da experiência de cada um, trazendo mais eficiência operacional nas instituições de saúde.
Outro ponto importante é diferenciar as tarefas que têm prazo determinado daquelas que são importantes para a instituição, mas que podem aguardar um tempo para serem executadas. Nesse sentido, os gestores devem distribuir as tarefas de forma racional e estratégica, além de acompanhar a evolução dos processos, discutindo constantemente sobre os propósitos da realização.
4. Fique atento aos desperdícios
Quando se aborda a questão da eficiência operacional, é crucial mencionar a otimização dos recursos a fim de evitar desperdício de tempo e investimento. Sendo assim, as tarefas devem ser analisadas sob essa ótica também.
Nesse contexto, entender quais são os gargalos de excesso traz mudanças significativas na conscientização coletiva e melhora esse condicionante, reduzindo os gastos desnecessários nas atividades.
Portanto, caberá aos gestores a definição das melhores estratégicas sobre eficiência operacional para alcançar a redução de custos ou a eliminação daqueles que já estão defasados.
A eficiência operacional é uma meta a ser conquista e mantida pelos gestores de saúde que necessitam compatibilizar os recursos financeiros com ferramentas tecnológicas apropriadas, treinamento adequado da equipe, delegação de tarefas e redução ou eliminação de processos improdutivos. Sendo assim, quanto mais conhecimento e habilidades nessa vertente, melhor.
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