Quando falamos em gestão documental, a área que mais sofre impacto dentro de uma empresa é o departamento de RH.
Isso acontece porque alguns documentos precisam ser guardados por até 30 anos, sendo arquivados em seus respectivos formatos originais. Essa obrigatoriedade consta na Lei 8.159 – 9/1/1991, que regula a política nacional de arquivos.
Milhares de cópias de documentos pessoais, comprovantes de endereço, carteiras de trabalho e demais comprovantes de pagamento assinados crescem em volume à medida que o tempo passa. E toda essa papelada requer cuidados que nem sempre as companhias têm.
4 erros cometidos no setor de RH com relação a gestão documental
Desatualização dos documentos
O maior desafio do RH é conseguir manter os formulários dos colaboradores atualizados com todos os documentos necessários arquivados. Alguns precisam ser renovados anualmente, e outros semestralmente. Companhias com muitos funcionários podem ter dificuldades em alterar esses dados com frequência, e correm o risco de serem penalizadas pela justiça trabalhista.
Não pensar na transformação digital
Uma empresa que não automatiza seus processos está mais propensa a perder documentos sensíveis, como por exemplo o banco de horas de um funcionário, e consequentemente ter mais gastos, uma vez que isso pode implicar multas astronômicas. Além disso, a organização de documentos físicos aumenta os custos, já que é necessário contratar ou deslocar colaboradores para executar essa tarefa.
Perda de documentos
Encontrar um arquivo de anos atrás, de um determinado colaborador, é uma tarefa que pode demandar muito tempo. À medida que a empresa cresce, a quantidade de documentos aumenta, exigindo uma maior organização.
Não ter cópias de segurança
Acidentes acontecem. Por isso, é importante não cometer o erro básico de não fazer cópias de segurança dos documentos. Ao salvar um item no sistema, é importante criar sempre uma segunda versão e colocar no backup.
Mas como tomar todos esse cuidados com tantas outras atribulações? Será que é possível dar a atenção devida a esses tópicos ao mesmo tempo que se dedica a outras tarefas? Pensando nessa dificuldade, empresas do mundo inteiro estão optando por parcerias com empresas fornecedoras de mão de obra que passam a ficar responsáveis por toda gestão documental.
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