8 vantagens de um sistema para gestão de dados tributários

O avanço da tecnologia vem marcando o advento de novas ferramentas criadas a todo momento, simplificando muitas tarefas consideradas burocráticas ou complexas. Um exemplo disso é o sistema de nuvem para gestão de dados tributários. Este, por sua vez, é um mecanismo que arquiva e salva todos os documentos da empresa em um banco de dados, localizados na internet.

O seu uso possibilita que os gestores consigam acessar os registros com segurança, extrair relatórios rápidos e demais vantagens que contribuirão para um planejamento tributário adequado e realização das atividades do departamento com maior exatidão.

Confira 8 benefícios de um sistema em nuvem para sua gestão de dados tributários

1. Segurança dos documentos

Todas as notas fiscais eletrônicas emitidas devem ser salvas no formato XML, tanto por quem emite quanto para quem recebe o documento, ficando guardadas por um prazo mínimo de cinco anos.

Isso contribuiu para que as soluções tecnológicas pudessem ser implementadas nas companhias, tendo em vista que os documentos são gerados de maneira eletrônica.

Ao utilizar um mecanismo desse tipo, todo o gerenciamento se torna facilitado, além de garantir a segurança dos documentos.

Os sistemas que propiciam essa simplificação permitem o monitoramento de acesso aos arquivos por meio de senhas, nome de usuários e criptografia, fazendo com que seja possível deixar os dados apenas na administração dos profissionais responsáveis pela função.

Além disso, existe a vantagem de não perder as informações caso ocorra algum problema — como o estrago da máquina, ataque de hackers, defeito nos hardwares, entre outros —, já que tudo fica salvo online, garantindo que nenhum dano no sistema consiga fazer com que os dados sejam perdidos.

2. Cruzamento de dados

O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) possibilita que os dados das notas fiscais sejam cruzados, assegurando uma fiscalização mais efetiva dos contribuintes que estão dentro da legalidade ou não.

Ao utilizar o sistema em nuvem para gestão de dados tributários, você pode fazer o cruzamento de todas as informações com o SPED, garantindo um maior controle por parte da empresa quanto às notas que estão sendo emitidas em nome da instituição ou por ela mesma.

Essa análise pode representar uma entrega de dados ao SPED mais eficaz, segura e sem erros. Dessa forma, reduz o risco de autuação da Receita Federal e aplicações de multas e demais penalidades.

As empresas de pequeno e médio porte não tinham esse risco anteriormente, mas, com a mudança do cenário atual, esse é um ponto que merece atenção de organizações de todos os portes.

3. Acesso de qualquer lugar

A mobilidade de contar com um sistema em nuvem é um outro grande benefício. Com todos os dados na nuvem, você pode acessar as informações da companhia de qualquer lugar com o usuário e senha. Para isso, é preciso apenas que tenha acesso à internet. Você poderá acessar o sistema de qualquer lugar do mundo.

Além disso, você não precisa estar com um computador específico para ter o acesso, já que é possível acompanhar o que está acontecendo ou realizar alguma tarefa da empresa em tempo real por meio de vários dispositivos, como celular, tablet, notebook, entre outros.

4. Atualização frequente das informações

As obrigações tributárias estão sempre sofrendo alterações e se atualizando. Isso exige uma maior atenção da equipe de contabilidade, que precisa tomar todos os cuidados quanto a isso para evitar problemas com o Fisco.

Ao contar com o sistema em nuvem, a atualização dessas mudanças acontece de maneira mais fácil, então quando um setor tributário opta por um ambiente em nuvem não simplifica apenas a gestão, mas evita também gastos desnecessários com a manutenção de um recurso instalado.

5. Redução de custos

Ao contratar um software que precisa ser instalado, é necessário adquirir um pacote completo, com todas as funções que o compõem. No entanto, sabemos que nem tudo que há disponível nele é necessário para o atendimento da demanda do negócio.

Com o sistema em nuvem, você paga somente os módulos e serviços de que realmente precisa e vai usar. Além disso, não será necessário investir em um servidor físico extremamente potente para arquivar os dados e nem com técnicos em informática para realizar atualizações manuais, já que ela é realizada automaticamente.

6. Acesso ao histórico de dados

Os arquivos XML são compostos de informações relativas ao histórico do produto ou serviço prestado. Com os documentos salvos em nuvem, é possível ter acesso aos dados de todos eles, auxiliando para que as empresas possam tomar decisões mais estratégicas.

Esses dados, se estruturados em planilhas, podem tornar indicadores para uma administração mais precisa, virando uma base de informações para nortear o planejamento tributário.

Por exemplo, você pode utilizar as informações arquivadas para realizar uma análise de diferentes itens, como impostos pagos, estoque, entre outros.

7. Atendimento sob demanda

Como armazenamento em nuvem não existe a necessidade da implementação de vários softwares para realizarem diferentes tipos de tarefas, já que à medida que o setor tributário investe na migração dos dados para a nuvem, ele contrata a viabilidade de processamento e serviços específicos de acordo com a demanda, considerando que as ferramentas oferecem vantagens de flexibilidade e escalabilidade.

8. Aproveitamento do espaço físico e maior organização

Alguns softwares de servidores físicos ocupam muito espaço, sendo preciso reservar uma área grande da companhia para acomodar toda a estrutura, além das pilhas de arquivos impressos, armários cheios de pastas, entre outros objetos que ocupam espaço e tempo de trabalho, já que se torna um desafio encontrar uma única informação.

Um sistema em nuvem para gestão de dados tributários exclui a ocupação de um espaço físico, já que as plataformas concedem planos de armazenamento com espaço virtual ilimitado, permitindo que todos os documentos sejam digitalizados. Além disso, arquivos podem ser encontrados digitando apenas as palavras-chave referentes ao seu conteúdo.

Como pôde perceber, o sistema em nuvem para gestão de dados tributários traz inúmeras vantagens, propiciando mais segurança, mobilidade e eficiência para que você possa arquivar, manusear e analisar informações relevantes para o desenvolvimento saudável da empresa.

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