Para deixar as operações da sua empresa mais bem estruturadas, aumentar a produtividade de sua equipe e alcançar a excelência operacional, a primeira coisa que você precisa fazer é acabar com a falta de padronização de processo organizacionais.
É por meio dessa prática que se consegue suavizar redundâncias e estabelecer um norte para os colaboradores no desempenho de suas tarefas cotidianas. Isso leva à redução de custos operacionais, diminuição de falhas e retrabalhos e aumento da produtividade e da eficiência dos processos.
Neste post, vamos explicar o que é padronização de processos e quais são as consequências da falta dessa prática. Boa leitura!
O que significa padronização de processos?
A padronização de processos significa estabelecer as instruções e diretrizes sobre como cada etapa de processo específica deve ser conduzida.
Padronizar também se traduz na definição clara e sistemática de ações que devem ser tomadas pelos agentes envolvidos no processo em questão, garantindo que as tarefas sejam sempre executadas da mesma forma, sem desvios.
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Qual é o objetivo da padronização de processos?
A padronização de processos tem como objetivo garantir a qualidade final das entregas, uniformizando e otimizando o fluxo de trabalho das equipes.
A padronização visa também reduzir os custos operacionais e potencializar a eficiência dos processos e a produtividade dos times.
Exemplos de padronização de processos
Como exemplos de padronização de processos bem sucedidos, podemos citar a linha de produção das fábricas de automóveis, como Ford e Toyota.
O que a falta de padronização de processos causa?
A falta de padronização de processos pode causar sérios problemas para uma empresa. Destacamos abaixo os principais:
1 – Variações na versão final do produto entregue aos clientes
No que se refere especificamente aos processos produtivos, a falta de padronização pode ocasionar variações indesejadas no produto final.
Isso acaba gerando insatisfação nos clientes, perda de vendas e pode representar aumento de custos para a empresa.
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2 – Diminuição do nível de produtividade das equipes de trabalho
Quando os colaboradores não contam com um processo padronizado para orientar seu trabalho no dia a dia, a tendência é que eles acabem levando mais tempo e utilizando mais recursos para concluir determinadas tarefas.
Assim, é observada uma queda significativa no nível de produtividade individual e coletivo e o aumento de erros e retrabalhos.
3 – Desmotivação dos colaboradores
Tentar “adivinhar” qual a forma correta de conduzir determinados processos gera um desgaste desnecessário nos colaboradores, o que leva à desmotivação e insatisfação no cumprimento de suas tarefas diárias.
Além da queda da produtividade, colaboradores desmotivados pela falta de procedimentos padronizados podem gerar aumento da rotatividade e queda na retenção de talentos.
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4 – Redução do controle dos processos
Processos que não são padronizados fazem com que a empresa tenha menos controle sobre eles.
Dessa forma, fica mais difícil planejar as ações e identificar e corrigir eventuais problemas.
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