4 dicas para gestão de documentos na construção civil

Existem diversos desafios envolvidos com o controle de documentos na construção civil. Tarefas como verificação de conformidades, que garantem a qualidade exigida pela construtora, fiscalização da execução da obra, avaliação dos relatórios de uso de EPI, etc.

São incontáveis as demandas atribuídas a engenheiros e arquitetos que atuam no dia a dia de um canteiro. Mas garantir a execução do empreendimento em nível de excelência e seguindo as normas exigidas, passa por um controle eficiente, que permita a gestão e distribuição de informações por toda a obra. 

Confira aqui no Blog da Russel Serviços 4 dicas para gestão de documentos na construção civil.

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Dicas para gestão de documentos na construção civil

Instruções de trabalho, procedimentos gerais, plantas, normas internas de segurança e de qualidade e até mesmo o manual do cliente. Esses são alguns exemplos de documentações que circulam diariamente no canteiro de obras, mas a lista é enorme!

Diante disso, dá para ter uma ideia da importância de uma gestão eficiente. Entre os diversos benefícios que são resultados dessa estratégia, podemos listar a redução de custos, melhoria na produtividade da equipe e aumento da qualidade do empreendimento. 

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Desenhe um processo eficaz

A gestão de documentos deve ser tratada como ponto-chave da eficiência operacional no canteiro de obras. Par ter o máximo de benefícios desse processo, é imprescindível traçar e seguir alguns passos, como:

• Identificar a necessidade de um documento ou de uma revisão;
• Definir as características básicas do documento;
• Definir vínculos e permissões de acesso;
• Elaborar, aprovar e publicar o documento;
• Planejar a próxima revisão (caso seja necessário);
• Controlar as cópias impressas.

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Dinamize o workflow dos documentos

Após o processo de gestão de documentos ter sido bem definido, é importante entender o fluxo e aplicar melhorias. Nesse cenário, vale lembrar que a dinâmica de um canteiro de obras possui muitas demandas simultâneas, tempo escasso para fiscalizações e exige acompanhamento constante.

Isso faz com que vários profissionais necessitem transitar com diversos documentos, em sua maioria impressos. Fator que aumenta a possibilidade de perdas ou extravios. Então, para otimizar o controle desses registos, é importante aderir a tecnologias que apoiem em todo este processo.

O armazenamento físico possui algumas desvantagens, como difícil manutenção, pouca praticidade e rápida deterioração. Arquivos importantes como históricos descritivos, diários de obras ou procedimentos, por exemplo, não podem ficar vulneráveis à extravios. 

Opte por um sistema integrado de mobilidade

Grande parte dos documentos da construção civil estão, de certa forma, entrelaçados, o que implica a necessidade de integração entre eles e seus respectivos departamentos controladores. 

O mesmo arquivo pode interessar a inúmeros setores, o que resulta em um workflow lento, com gargalos e sujeito a retrabalhos, caso a gestão de documentos não seja automatizada.

Para solucionar essa questão, o ideal é que se adote uma solução integrada para a construção civil, de preferência, com tecnologia mobile. Esse recurso amplia o alcance e facilita o acesso a esses documentos.

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Categorize os documentos

O dia a dia de um canteiro de obras produz pilhas de papéis e informações distintas, as quais nem sempre são armazenadas da melhor forma, ou pelo mesmo profissional. Aumentando assim, a possibilidade de erro no arquivamento desses documentos e a dificuldade para resgatar essas informações posteriormente.

Por isso, tão importante quanto desenhar um processo e ter um fluxo lógico na gestão dos documentos, é saber categorizar essas informações, revisá-las e descartá-las quando necessário. 

A organização indistinta de documentos diversos, que deveriam seguir métodos e prazos de arquivamento completamente diferentes uns dos outros, gera falhas de comunicação no canteiro de obras e perda de informações essenciais. 

Esse mix de documentos de naturezas diversas arquivados em caixas arquivo sem qualquer critério, resulta em alto tempo de busca e elevados índices de extravios, o que pode ocasionar sérios prejuízos à construtora. Isso sem falar em descartes feitos em momentos equivocados.

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