Veja as melhores dicas para a terceirização de contabilidade

A terceirização na contabilidade é uma prática comercial de contratação de um escritório contábil externo com o intuito de gerenciar a contabilidade do seu negócio, resultando em benefícios comerciais significativos e algumas dicas preparamos para apresentar.

As melhores dicas para fazer a terceirização de contabilidade com segurança

1. Defina suas demandas e objetivos

Outra dica é analisar os motivos para começar a terceirizar o serviço contábil. Analise suas finanças e descubra a parte mais demorada e complexa de seu processo de contabilidade. Essa é uma ótima oportunidade de delegar responsabilidades. Além disso, é preciso ter um conjunto de metas de curto e longo prazo que você gostaria de atingir. Considere metas trimestrais, semestrais e anuais.

Conheça seus maiores problemas contábeis com antecedência e tenha objetivos financeiros claros. Dessa forma, você obterá o máximo dos serviços de outsourcing contábil. O fato é que terceirizar sua contabilidade só oferece benefícios reais se suas necessidades mais urgentes forem atendidas. Defina suas expectativas e necessidades de forma clara. Dessa forma, você conseguirá obter o máximo de resultados do serviço prestado.

2. Verifique os padrões de segurança

A segurança dos dados é muito importante para a contabilidade de qualquer empresa, e isso significa que sua empresa de terceirização deve priorizar essa questão. Ela lidará com informações e dados extremamente confidenciais do cliente, e a última coisa que ele deseja é que essas informações sejam comprometidas. Verifique os padrões de segurança e privacidade aplicados por seu parceiro antes de contratar esse tipo de serviço.

Evite fraudes financeiras verificando as referências e certificando-se de que a empresa de outsourcing atenda aos padrões básicos de conformidade. Questione sobre as medidas de segurança que ela já implementou em outras companhias e tire todas as suas dúvidas antes de tomar uma decisão.

O fato é que você precisa saber qual o tipo de segurança de rede que ela possui e quais os métodos de criptografia usados em seus sites e portais de login, além das medidas tomadas para monitorar a localização e a transmissão de dados.

3. Cobre resultados da empresa

Mesmo que você defina e comunique os objetivos e expectativas da sua empresa de forma clara, é preciso consultar seu provedor de serviços com frequência e cobrar resultados. Determine um cronograma para acompanhar continuamente as metas estabelecidas de curto e longo prazo.

Além disso, tenha uma lista de questionamentos, para que as reuniões não sejam apenas uma formalidade, mas também exponham gargalos e possíveis soluções, realizando tomadas de decisão mais assertivas. Isso garantirá que a empresa de outsourcing leve esses assuntos a sério e esteja bem preparada para atender às suas necessidades e preocupações financeiras.

4. Crie uma relação de confiança

Outra ótima dica é criar uma relação de confiança com a empresa contratada. A comunicação eficaz é essencial em todas as negociações comerciais, mas como cortar custos e melhorar os resultados financeiros é o objetivo da terceirização, é fácil perder o foco no que é importante.

Sempre transmita sua mensagem de forma clara, quer esteja conversando com potenciais parceiros terceirizados sobre os objetivos específicos da sua empresa ou discutindo questões de segurança. E sempre esclareça quando tiver dúvidas sobre um determinado assunto.

Certifique-se de que sua empresa e seu parceiro terceirizado estejam alinhados em todos os aspectos do seu negócio. Faça reuniões regulares e comunique informações relevantes. É assim que será possível criar uma relação de confiança entre as empresas e adotar uma abordagem proativa para resolver os problemas.

5. Veja as ferramentas disponíveis

Devido ao fato de serem muito estratégicos, os dados contábeis devem ser registrados, administrados e arquivados em plataformas de tecnologia que sejam realmente seguras. Sendo assim, verifique se a empresa possui uma boa política de proteção dos dados, como backups.

Além disso, é muito importante que a empresa de outsourcing disponibilize um ótimo sistema ERP na realização dos serviços contábeis. Inclusive, é de extrema importância que sejam feitas frequentes atualizações com relação às funcionalidades dos sistema e também quanto às leis que envolvem a área contábil.

Nesse contexto, é essencial escolher uma interface que apresente uma conexão direta entre o sistema contábil externo e o interior da companhia.

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