Dicas para realizar uma gestão de documentos de construção civil

Parte fundamental para uma boa atividade, seja ela de qualquer segmento, é manter tudo sob planejamento e organização. A falta desses fatores podem dificultar muito seu negócio, principalmente quando há contato com muitos documentos. Na construção civil, por exemplo, o trabalho com documentos é grande e por isso, é preciso traçar umas boas dicas de planejamento para a gestão.

Dicas práticas da gestão para aplicar em sua empresa que é os documentos de construção civil

Desenhe um processo eficaz 

A gestão de documentos deve ser tratada como ponto-chave da eficiência operacional no canteiro de obras. Para obter o máximo de benefícios desse processo, é importante traçar e seguir alguns passos, como por exemplo:

• Identificar a necessidade de um documento ou de uma revisão;
• Definir as características básicas do documento;
• Definir vínculos e permissões de acesso;
• Elaborar, aprovar e publicar o documento;
• Planejar a próxima revisão (caso seja necessário);
• Controlar as cópias impressas.

Um controle ineficiente de documentos na construção civil pode comprometer várias atividades realizadas na obra, pois dificulta o acesso às informações. Com isso, até a gestão da qualidade pode ser comprometida.

Dinamize o workflow dos documentos 

Após o processo de gestão de documentos ter sido bem definido, é importante entender o  fluxo e aplicar melhorias. Isso faz com que muitos profissionais precisem transitar com diversos documentos, em sua maioria impressos. Fator que aumenta a possibilidade de perdas ou extravios. Portanto, para otimizar o controle desses registros, é importante aderir a tecnologias que apoiem em todo este processo.

O armazenamento físico possui algumas desvantagens, como difícil manutenção, pouca praticidade e rápida deterioração. Arquivos importantes como históricos descritivos, diários de obras ou procedimentos, por exemplo, não podem ficar vulneráveis à extravios. 

Tendo isso em vista, dê preferência para alocar seus documentos em nuvem, de modo que todos os profissionais com poder decisório possam acessá-los de qualquer lugar e em qualquer momento. Isso significa melhor rastreabilidade, respostas rápidas e maior controle sobre seus registros.

Opte por um sistema integrado de mobilidade

Grande parte dos documentos da construção civil estão, de certa forma, entrelaçados, o que implica a necessidade de integração entre eles e seus respectivos departamentos controladores. O mesmo arquivo pode interessar a inúmeros setores, o que resulta em um workflow lento, com gargalos e sujeito a retrabalhos, caso a gestão de documentos não seja automatizada.

Para solucionar essa questão, o ideal é que se adote uma solução integrada para a construção civil, de preferência, com tecnologia mobile. Esse recurso amplia o alcance e facilita o acesso a esses documentos. Mais do que simplesmente armazenar em nuvem, a integração desses documentos dentro da plataforma e com acesso via dispositivos móveis facilita a gestão, o acesso e a tomada de decisões. 

Categorize os documentos

O cotidiano de um canteiro de obras produz pilhas de papéis e informações distintas, as quais nem sempre são armazenadas da melhor forma, ou pelo mesmo profissional. Aumentando assim, a possibilidade de erro no arquivamento desses documentos e a dificuldade para resgatar essas informações posteriormente.

Por isso, tão importante quanto desenhar um processo e ter um fluxo lógico na gestão dos documentos, é saber categorizar essas informações, revisá-las e descartá-las quando necessário. A organização indistinta de documentos diversos, que deveriam seguir métodos e prazos de arquivamento completamente diferentes uns dos outros, gera falhas de comunicação no canteiro de obras e perda de informações essenciais. 

Esse mix de documentos de naturezas diversas arquivados em caixas arquivo sem qualquer critério, resulta em alto tempo de busca e elevados índices de extravios, o que pode ocasionar sérios prejuízos à construtora. Isso sem falar em descartes feitos em momentos equivocados.

Para além disso, é necessário ter os melhores profissionais nas atividades. Sabemos, entretanto, o quanto o processo de procura pode ser demorado e incerto e por isso, a Russel Serviços é a alternativa perfeita para você. Em tempo recorde de até 48 horas para todo o Brasil, a Russel oferece mão de obra terceirizada da melhor qualidade disponível no mercado – agora com a opção de pagamento faturado. Confira nosso catálogo em russelservico.com.br e una qualidade, segurança e velocidade.

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