Para se ter um projeto de sucesso, você precisa começar com um bom cronograma! Esse cronograma é estabelecido pelo gerente e alinhado com toda a equipe.
O documento, apoiado por uma plataforma de gerenciamento ou feito em uma planilha mais simples, descreve todas as entregas de um projeto, seus prazos e recursos.
Neste post, vamos te mostrar 7 etapas essenciais para que você monitore os projetos com mais assertividade e prepare toda a equipe para um trabalho de excelência. Boa leitura!
O que é o cronograma de um projeto?
O cronograma de projeto pode ser definido como um documento que descreve todas as tarefas a serem cumpridas dentro de um determinado planejamento. No cronograma do projeto estão reunidas datas de início e fim de cada tarefa, os recursos necessários para as produções e o grau de importância de cada etapa.
Como montar um cronograma de projeto em 7 passos
1. Defina as tarefas do projeto
O primeiro passo de como montar um cronograma de projeto é identificar todas as tarefas para realizá-lo. Seria como o escopo geral daquele trabalho, delimitando o que será realizado de fato.
Você não precisa se atentar a uma ordem específica ou aos detalhes neste primeiro momento.
Apenas escreva tudo o que acredita ser necessário para alcançar os resultados do projeto e o prazo ideal para a entrega.
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2. Faça uma EAP
A EAP é a Estrutura Analítica do Projeto e, para fazê-la, você deve criar uma lista de tarefas que precisam ser executadas para cada entrega. Esta estrutura é como o desdobramento do escopo, importante para listar todas as execuções e entregas de uma forma mais fácil de gerenciar.
Também identifique as dependências entre as tarefas, fato que te ajudará na próxima etapa, para determinar a ordem para realizá-las. Essas dependências podem analisar, por exemplo:
- Que a tarefa “A” deve ser concluída antes de iniciar a tarefa “B”
- Que a tarefa “A” deve começar antes que a tarefa “B” se inicie
Analisando melhor essas dependências entre elas, você se prepara para evitar e eventualmente lidar com problemas futuros de programação.
3. Estabeleça as prioridades
Agora que você tem todas as atividades listadas, comece a estabelecer as prioridades de execução. Além de considerar as atividades mais importantes, nesta etapa é interessante avaliar quais são aquelas tarefas que, para iniciarem, precisam esperar a conclusão de uma anterior.
Cuidar desse sequenciamento de atividades é uma forma de preparar todos para entregar o projeto dentro do prazo, no cronograma e sem confusões.
A ideia é evitar retrabalhos e perda de tempo consertando erros que poderiam ser evitados apenas se atentando ao cronograma.
4. Identifique recursos necessários
A próxima etapa de como montar um cronograma de projeto é atribuir recursos para cada tarefa.
Esse planejamento é imprescindível, uma vez que um recurso pode ser atribuído a outro projeto em paralelo e você precisa se preparar para os imprevistos.
Se questione sobre quais recursos serão necessários para executar as ações propostas, orçamento disponível, etc.
Você também precisa saber exatamente quem estará fazendo o que, delimitar um esboço claro de trabalho e assim garantir que todas as tarefas tenham o acompanhamento adequado e, consequentemente, excelência em sua execução.
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5. Estime o tempo para completar as tarefas
Quanto tempo dura cada tarefa que você listou em seu cronograma?
Mesmo que já estejam organizadas e em ordem de prioridade, você precisa estimar sua duração para deixar o cronograma completo. Este talvez seja o passo mais importante na programação, já que pode impactar nos custos do projeto.
A duração seria o período necessário para concluir uma tarefa, sejam dias, semanas ou meses. Não subestime o tempo necessário para cada tarefa e foque sempre no tempo necessário para a entrega de um trabalho de qualidade.
Considere feriados, períodos de férias e ausências e os níveis de produtividade de sua empresa.
Uma dica para fazer estimativas com eficiência é analisar dados históricos de projetos anteriores com características semelhantes.
Além, é claro, de conversar com a equipe e os profissionais que estariam envolvidos nas tarefas.
6. Analise clientes e fornecedores envolvidos
Para ajudar a compreender melhor os prazos de acordo com o pessoal envolvido no projeto, tente também identificar e analisar quais clientes e fornecedores estarão ligados às tarefas estabelecidas.
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7. Mantenha o cronograma atualizado
O projeto começou, o cronograma está funcionando? Ótimo. Mas isso não significa que suas estimativas não estarão sujeitas a alterações. Por este motivo, é necessário manter o cronograma sempre atualizado.
Todo e qualquer dado pode ser relevante para garantir precisão no cronograma e auxiliar todos os profissionais a se localizarem em suas tarefas.
De forma alguma deixe o cronograma de lado, pois ele será a principal ferramenta para visualizar o status do projeto e auxiliar na garantia de uma entrega de qualidade.
Agora que você já sabe como montar um cronograma de projeto completo, está na hora de colocar em prática!
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