5 dicas de como avaliar o software de gerenciamento de projeto

A tecnologia já está integrada a todos os processos corporativos modernos. Apoiados na transformação digital, os negócios podem reduzir riscos e atingir melhores resultados a médio e longo prazo. Isso vale, inclusive, para quem investe em um software de gerenciamento de projeto.

O software de gerenciamento de projetos é uma ferramenta que auxilia gestores a identificarem problemas, distribuir tarefas e manter todas as rotinas com boa performance. A partir dele, os times podem acompanhar a evolução de cada etapa de maneira centralizada, o que auxilia na integração de pessoas e minimiza riscos. Ou seja, o retorno obtido com os investimentos é ampliado ao máximo.

Saiba mais sobre o tipo de sistema e como avaliar um software de gerenciamento de projeto

O que é um sistema de gerenciamento de projetos?

O software de gerenciamento de projetos é uma ferramenta que centraliza os dados de gestão do negócio e permite aos times acompanhar o fluxo de trabalho de forma qualificada e integrada. Ele pode ser incorporado a outras soluções e oferece recursos de compartilhamento de dados. Assim, os times conseguem montar um fluxo de trabalho unificado e bem-alinhado, com um bom nível de automação.

Por que investir no software de gerenciamento de projetos?

A tecnologia tem sido de grande apoio para os negócios interessados em mais performance e inovação no dia a dia. Com esse apoio, empresas podem encontrar novos insights para otimizar as suas rotinas, conhecer melhor seus fluxos de trabalho e replicar boas práticas com facilidade. Além disso, conseguem evitar atrasos com mais frequência e ficam menos expostas a riscos.

No caso da gestão de projetos, os sistemas de TI podem auxiliar em grandes ganhos de performance. Uma ferramenta como o software de gerenciamento de projetos, se bem-integrada, minimiza o impacto dos riscos existentes e dá mais flexibilidade ao trabalho prestado. Ao mesmo tempo, ajuda a aproveitar benefícios como:

• mais facilidade no compartilhamento de dados entre equipes;
• redução de prazos na entrega de resultados;
• criação de um bando de dados unificado sobre os projetos;
• mais automação no fluxo de trabalho;
• distribuição simplificada de tarefas;
• facilidade na busca por pontos a serem otimizados ou práticas que devam ser replicadas.

Como escolher o seu software de gerenciamento de projetos?

A escolha de um software de gerenciamento de projetos deve considerar alguns fatores que impactarão diretamente a usabilidade da ferramenta e os ganhos do negócio com o seu investimento. Confira a seguir alguns dos pontos críticos a serem analisados na hora de investir nesse tipo de sistema!

1. Verifique a política de privacidade

A segurança de dados é algo crucial quando falamos no uso de tecnologias no ambiente corporativo. Ter ferramentas funcionais não é mais o único requisito de um sistema. Também é importante que ele consiga salvar dados de maneira confiável e livre de vazamentos.

Além disso, as aplicações precisam dar um alto controle para o negócio sobre como os seus dados serão utilizados e compartilhados com terceiros. Isso permite ao negócio alinhar as soluções com as políticas de uso de dados locais e evitar problemas de compliance. Por isso, não deixe de verificar a política de privacidade de seu software de gerenciamento de projetos.

2. Avalie a usabilidade

Entre os fatores que afetam o emprego de um sistema, um dos mais importantes é a usabilidade. Ela indica a capacidade de os profissionais integrarem o software à rotina, por exemplo. Além disso, esse é um fator que impacta diretamente o tempo de adesão à aplicação.

Por isso é indispensável estar atento ao nível de usabilidade de um sistema. Identificar como os recursos são apresentados, os fluxos de trabalho internos e até a linguagem do software é algo fundamental. Afinal de contas, tais pontos vão interferir no tempo de treinamento da equipe e na sua habilidade de utilizar o software no dia a dia.

3. Identifique se ele se adapta ao perfil do negócio

Além da usabilidade, o perfil da ferramenta também deve ser considerado. Sistemas de gestão de projetos muitas vezes são moldados para públicos específicos. Por isso é crucial estar atento se ele é compatível com o perfil de trabalho da sua empresa.

Em outras palavras, o gestor precisa se concentrar e investir apenas em uma ferramenta alinhada com as práticas internas da corporação. Isso passa, por exemplo, pelas metodologias aplicadas, o tipo de indicador adotado para avaliar o sistema e as demandas a médio e longo prazo da empresa. Desse modo, o time pode integrar ao seu dia a dia uma ferramenta muito mais usável.

4. Avalie o perfil do suporte

Todo software pode enfrentar problemas na execução de tarefas diárias. Nessas horas, o suporte ao usuário entra em cena para ajudar a reduzir problemas e conquistar o sucesso esperado. Ele auxiliará usuários a encontrarem a melhor solução possível em um prazo baixo.

Ou seja, o suporte ao usuário é fundamental para mitigar problemas de forma correta e rápida. Portanto, não deixe de considerar o perfil do suporte do desenvolvedor do software de gerenciamento escolhido. Assegurar que a empresa tem bons canais de comunicação e alta disponibilidade é a peça-chave para não ter problemas no futuro.

5. Rastreie possíveis problemas de compatibilidade com a sua infraestrutura

Todo software de TI corporativo apresenta requisitos próprios para garantir que o seu uso seja bem feito. Verificar quais são eles ajuda o negócio a filtrar a ferramenta conforme sua infraestrutura de TI. Assim, problemas de compatibilidade serão menos frequentes.

Projetos corporativos são ótimas oportunidades para as empresas criarem produtos ou atenderem as demandas dos principais parceiros comerciais. Por isso, quando são bem feitos, os projetos se tornam uma excelente fonte de recursos e mecanismos para valorizar a marca. Mas isso só é possível se o negócio conta com os mecanismos de gestão adequados.

Investir em um software de gerenciamento de projetos é um passo básico para manter os times bem-orientados, com o foco na qualidade. Essa ferramenta integra pessoas, reduz riscos e garante que todos atingirão os resultados esperados em sua tarefa, graças ao apoio na tecnologia. Por isso não deixe de contar com essa solução para o seu dia a dia!

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