Quando falamos em padronização de processos, automaticamente nos referimos à organização e formalização de diversos pontos, tarefas e abordagens dentro de uma empresa, seja na resolução de problemas, na criação de estratégias, no atendimento ao cliente, implementar uma linha de produção, etc.
Uma vez que os processos empresariais são executados por diversas pessoas, é necessário estabelecer um modelo a ser seguido que contenha também as expectativas relacionadas a cada função e atividade desenvolvida por inúmeros colaboradores.
Da mesma forma, a padronização deixa claro que o impacto dos processos nos resultados e o tamanho da responsabilidade que cada etapa possui.
4 passos para que você comece a implementar a padronização dos processos da sua empresa
Para padronizar um processo, é preciso estruturar e documentar todas as tarefas a serem executadas, a ordem de execução, a metodologia que deverá ser aplicada, os prazos, os responsáveis por cada uma delas e os resultados que se espera alcançar.
Passo 1 – Determine quais processos você deseja padronizar
Se essa é a primeira vez que você está padronizando algum processo, comece pelos mais simples. Aos poucos, você vai evoluindo para a padronização de processos mais complexos da empresa.
Passo 2 – Mapeie o fluxo de trabalho
O mapeamento permite ter mais clareza sobre todas as tarefas e etapas que compõem o processo e como elas são conduzidas.
Nessa etapa, é fundamental contar com a colaboração daqueles que atuam diretamente no processo em questão.
Passo 3 – Descreva o processo de forma simples e direta
Detalhe como o processo deve ser conduzido, mas confundir os colaboradores com detalhes irrelevantes. Adote uma linguagem simples e direta para descrever as atividades e as etapas que devem ser cumpridas.
Passo 4 – Treine os colaboradores e acompanhe a implementação do processo padronizado
Por fim, é importante ensinar os colaboradores como o processo em questão deverá ser conduzido a partir de agora, buscando sempre esclarecer eventuais dúvidas.
Além disso, você deve fazer o acompanhamento constante da implementação do processo de modo a evitar e corrigir desvios.
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