Um dos maiores desafios e metas de gestores e empreendedores é garantir a qualidade dos processos da empresa e dos produtos e serviços que ela oferece ao seu público.
Tendo isso em mente, uma ferramenta que pode ajudar bastante a organizar cada etapa das operações organizacionais e assegurar que elas sejam executadas da melhor maneira possível é o Procedimento Operacional Padrão (POP).
Neste post, vamos te mostrar o que é o Procedimento Operacional Padrão – POP, sua finalidade e as melhores dicas que como implementá-lo na sua empresa.
O que é o Procedimento Operacional Padrão – POP?
É uma espécie de instrução, ou ainda, um documento que informa como determinada atividade deve ser executada. Além das instruções, o POP traz em seu conteúdo a descrição de todas as atividades e como elas devem realizadas, passo a passo, como uma espécie de manual de instruções.
A intenção é minimizar riscos e falhas que possam comprometer o desempenho do time e a qualidade final do produto.
O manual de Procedimento Operacional Padrão serve como um norte para os colaboradores, gestores e demais pessoas envolvidas em determinados processos da organização, desde uso correto de equipamentos até procedimentos de segurança, por exemplo.
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Qual a finalidade do POP – Procedimento Operacional Padrão?
O Procedimento Operacional Padrão tem como finalidade evitar desvios capazes de prejudicar as operações da empresa e aumentar os custos operacionais.
O principal objetivo do POP é assegurar que todas as tarefas sejam executadas conforme o planejado, reduzindo eventuais variabilidades nos processos que podem representar desperdícios para a empresa.
O que o POP busca é otimizar os esforços das equipes e permitir que os colaboradores ganham produtividade no desempenho de suas funções.
Quem faz o Procedimento Operacional Padrão?
O Procedimento Operacional Padrão costuma ser feito por gestores ou diretores da empresa ou de algum departamento específico.
No entanto, é recomendado que os colaboradores que atuam na linha de frente de determinado procedimento operacional também participem da elaboração do POP.
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Como se faz um POP Procedimento Operacional Padrão?
Confira 4 dicas que vão te ajudar a elaborar um manual eficaz.
1 – Defina o tipo de POP mais adequado
Basicamente, existem dois tipos de POP que você pode adotar: o checklist e o fluxograma.
Enquanto o primeiro é indicado para processos mais simples, o segundo pode ser mais útil em procedimentos operacionais com um nível de complexidade mais elevado.
No checklist, basta marcar um “check” em cada tarefa ou etapa concluída. Já no fluxograma, diferentes símbolos são utilizados para ilustrar a sequência das atividades e a troca de responsabilidades.
2 – Não copie o POP de outras organizações
O Procedimento Operacional Padrão deve ser redigido pensando nas peculiaridades da empresa e de seus processos.
Replicar o manual de outras organizações torna esse documento ineficaz, pois a tendência é que ele esteja descolado da realidade da sua empresa.
3 – Seja o mais claro possível ao redigir o POP
Para que haja uma sólida adesão referente à padronização dos processos, é fundamental que o POP seja redigido com total clareza, evitando ambiguidades e margens para interpretações equivocadas sobre o que e como deve ser feito.
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4 – Monitore a aplicabilidade dos procedimentos
Por fim, você deve acompanhar de perto se os colaboradores estão seguindo os padrões estabelecidos no Procedimento Operacional Padrão.
Dessa forma, é possível orientá-los sobre como evitar eventuais desvios no dia a dia das operações.
A melhor forma de fazer isso é por meio de indicadores de desempenho. Esses índices que avaliam a performance dos procedimentos devem ser acompanhados constantemente, de preferência com ajuda de um software de monitoramento de resultados.
Padronizar os procedimentos operacionais da sua empresa podem elevar seu índice de produtividade e reduzir os desperdícios e falhas humanas.
Elabore e implemente um POP e alcance uma maior eficiência operacional.
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