13 Dicas de como organizar uma equipe para o seu evento

Com o passar dos anos, houve um aumento significativo da demanda por eventos, tornando cada vez mais necessário o planejamento durante a produção. Essa tarefa não é extremamente fácil, pelo contrário, é importante que haja organização minuciosa e atenta a todos os detalhes, a fim de minimizar possíveis erros e imprevistos e obter sucesso com o evento, por isso tem que saber como organizar uma equipe.

Para isso, a organização de equipes também é fundamental para garantir uma boa divisão e execução das tarefas, o que também é um verdadeiro desafio. Pensando nisso, desenvolvemos este conteúdo com dicas para que você possa organizar a equipe do seu evento e alcançar bons resultados.

Principais responsabilidades para que a organização do trabalho funcione

1. Coordenação e organização

A função desta equipe é uma das principais, e, por isso, é essencial que o integre este time. A tarefa desta equipe é planejar todo o evento. Seus workshops, submissões e exposições de trabalhos, palestras e qualquer atividade que ele ofereça.

Além disso, é preciso coordenar e monitorar o trabalho das outras equipes. O principal objetivo dessa equipe é fazer com que o evento ocorra conforme o planejado.

2. Comitê técnico-científico e cultural

É tarefa deste grupo definir o conteúdo dos materiais que serão distribuídos, como cartilhas, apostilas, compêndios, etc. Esta equipe trabalha diretamente com as tarefas que a equipe de coordenação e organização planejou.

É responsabilidade dela desenvolver o cronograma completo e detalhado do evento. Ela também deve entrar em contato com os palestrantes, coordenar as apresentações de trabalhos e demais atividades.

3. Equipe de credenciamento e atendimento a participantes

A principal responsabilidade é ser a porta de entrada dos participantes no evento. Logo, ela também funciona como um ponto de apoio para as inscrições. É necessário que esta equipe realize o credenciamento, monitore a frequência de participantes e distribua os materiais necessários.

4. Equipe de atendimento e apoio a palestrantes

O trabalho desta equipe começa quando os palestrantes aceitam participar do evento. É função deste grupo resolver o translado e a hospedagem desses palestrantes, monitorando a chegada e a saída deles no evento.

Também é preciso passar informações sobre o evento e seu cronograma para os palestrantes. É essencial que esta equipe dê total suporte para eles enquanto estiverem ministrando suas atividades, ou seja, cheque microfone, projetor, luzes, providencie água, etc.

5. Equipe cerimonial

Possui a importante tarefa de conduzir todo o evento. É ela que elabora o roteiro cerimonial e faz a locução dele pelo microfone. Também é dever dela recepcionar autoridades e profissionais importantes diretamente. Os dois principais momentos para essa equipe são a cerimônia de abertura e a de encerramento.

É importante que esses momentos sejam preparados com muita atenção, pois um é o primeiro contato do participante com o evento e o outro, o último.

6. Equipe de comunicação e divulgação

A divulgação de um evento é muito importante e precisa ser feita com muita cautela. Diferente de grandes empresas, os congressos não conseguem participantes por meio da propaganda em massa. Por isso, esta equipe é tão importante.

É responsabilidade dela desenvolver todo o planejamento de mídia que será utilizado e produzir todas as peças de divulgação. Isso inclui layouts para canais digitais, como e-mail marketing, redes sociais, etc, e para canais impressos, como revistas, jornais, etc.

Essa equipe também precisa estar em constante contato com a imprensa para que o congresso tenha a visibilidade necessária. Ao fim do evento, é preciso realizar o clipping eletrônico e impresso para se ter registro do que a mídia divulgou sobre ele.

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7. Equipe de tecnologia da informação

É responsável por todo auxílio tecnológico que o evento demanda. Isso engloba o acompanhamento da instalação de equipamentos eletrônicos, como telões, cabos de rede, roteadores, computadores, etc. Além dissosua função também é desenvolver softwares e demais tecnologias.

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8. Equipe de produção

Tem o dever de concretizar o que foi planejado da melhor maneira. Isso inclui a decoração, iluminação, translado, alimentação, etc. É preciso que ela recolha notas fiscais dos fornecedores e repasse-as para equipe de contabilidade para que o pagamento seja efetuado.

9. Equipe comercial e contabilidade

Toma conta de todo o financeiro que envolve o evento. Ela deve ter controle dos custos, fazer cotações e gerenciar contratos com fornecedores. Monitoramento do fluxo de caixa, pagamento de inscrições e gerenciar patrocínios e doações são outras das responsabilidades deste grupo.

10. Equipe de serviços gerais e manutenção

Esta equipe tem um dever bem amplo. É trabalho dela instalar o cabeamento elétrico assim como o de telefone e iluminação. É preciso que ela cheque se o espaço está devidamente higienizado e faça a manutenção dessa higiene. A limpeza e manutenção de salões, salas de apoio, auditórios e banheiros durante o evento é uma tarefa importante deste grupo.

11. Equipe de segurança

Sua responsabilidade é de prover segurança para todos os participantes do evento. Eles monitoram a entrada e saída das pessoas, evitando que possíveis ameaças arrisquem o bem-estar do público. Além disso, fazem rondas dentro do evento para identificar qualquer possível movimento fora da linha.

12. Equipe de estacionamento

Deve coordenar o fluxo de veículos do evento. Eles controlam a chegada, a saída e o pagamento do estacionamento. Também é dever deste grupo indicar para autoridades e outros profissionais onde ficam suas vagas reservadas.

13. Ter uma equipe de sucesso e saber dividi-la é essencial

É preciso ter em mente que todo o evento funciona como um grande organismo vivo. Para que ele ocorra da melhor forma, é preciso que cada equipe saiba exatamente qual é a sua função e qual é o papel dela dentro do fluxo do evento.

Além disso, O sucesso do evento depende diretamente da escolha da equipe. É super importante escolher profissionais qualificados, responsáveis, engajados e preparados para atuar no seu evento. Para isso, a terceirização é uma excelente opção, e só traz benefícios.

Leia mais: 4 impactos positivos que a terceirização de mão de obra traz para seu evento

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