Aprenda a fazer o controle de estoque do seu restaurante

Fazer o controle de estoque do restaurante é uma das tarefas mais complicadas e importantes. Muitas vezes, relegado ao segundo plano na escala de importância, o gerenciamento do inventário bem-feito elimina custos desnecessários que não afetam a qualidade.

Produtos comprados em excesso dos fornecedores, itens com data de validade vencida, perdas e extravios são situações que podem ser tranquilamente resolvidas e lhe render uma boa economia.

Continue lendo e veja as melhores dicas sobre como aprimorar o controle de estoque do seu restaurante! Confira!

O que não fazer em um controle de estoque

Entre os erros frequentes de gestores, administradores e funcionários responsáveis por administrar a estocagem de alimentos em um restaurante, cinco merecem destaque:

1.  Planejar o estoque a longo prazo

E ignorar o planejamento de curto e médio prazo. Um restaurante precisa ter estoque suficiente para aumentar a produção, caso o consumo cresça inesperadamente, mas precisa tomar cuidado para que outros produtos não “mofem” nas prateleiras.

2.  Não qualificar funcionários para organização do estoque

Sim, deve haver uma pessoa ou uma equipe voltada somente para o controle de estoque. Mas todos os funcionários que lidem com compras e vendas de insumos, direta ou indiretamente, precisam ser qualificados para exercer essas funções. Principalmente os que trabalham dentro da cozinha e no setor financeiro do restaurante.

3.  Ausência de comunicação entre todos os setores

Esse é um problema decorrente da falta de qualificação dos colaboradores para uso do estoque e cuidados com sua administração. Todos os setores precisam se comunicar, pensando nas entradas e saídas do estoque.

Como o responsável pelas compras vai saber que precisa adquirir, por exemplo, mais arroz – e em qual quantidade – se o chef de cozinha não repassar a informação para ele?

4.  Ignorar as necessidades e os desejos dos clientes

Para chegar no controle de estoque ideal, administradores, gestores e colaboradores de um restaurante precisam prestar atenção às escolhas, às perguntas e aos pedidos dos clientes. Mesmo aqueles que dizem respeito a produtos que (ainda) não estejam no cardápio.

5.  Querer manter todo o controle no papel, feito à mão

Hoje em dia, não há desculpa para que uma gestão de estoque de restaurante continue sendo feita à mão. Os processos precisam ser automatizados. Isso facilita a vida dos gestores, reduz os riscos de erros e permite uma visualização geral do que está disponível e do que falta em geladeiras, armários e prateleiras.

Existem diversos softwares, plataformas e aplicativos para gestão de restaurante que se adequam às necessidades de cada restaurante. A maioria deles tem uso e manuseio bastante simples e amigável.

Como fazer o controle de estoque de restaurante eficiente

Afinal, o que é necessário para uma gestão eficiente de itens comprados e vendidos em um food service? Aqui está o checklist que você precisa ter em mente ou registrado no seu computador ou celular:

• Classificação e divisão dos produtos
• Controle completo de entrada e saída dos produtos
• Contagem de estoque periódica e realização regular de inventário
• Elaboração de fichas técnicas

Classificação e divisão dos produtos

No gerenciamento de restaurante existe, como você pode ver acima, um passo a passo de controle de estoque de alimentos. O primeiro ponto desse passo a passo é a classificação dos insumos e sua divisão em grupos e subgrupos.

Isso deve acontecer de acordo com as características dos itens e em consonância com as características físicas do estoque e do espaço para armazenamento como um todo.

Insumos semelhantes devem ficar próximos uns dos outros. Pense em uma ida ao supermercado: não é mais fácil encontrar um produto quando as gôndolas estão organizadas e bem distribuídas? Às vezes chegamos ao que procuramos por dedução.

Recomenda-se na organização de um estoque:

1. Separar perecíveis de não perecíveis;
2. Formar grupos de acordo com a temperatura de armazenamento (secos, para congelar e para refrigerar);
3. Separar itens entre os que rendem mais, intermediários e os que rendem menos; e
4. Organizar tudo de acordo com a data de validade. Produtos perto do vencimento ficam em locais de fácil alcance das mãos e dos olhos de quem procurar por eles para utilizá-los.

Controle de entrada e saída

Quando as entregas chegam ao restaurante e, portanto, na entrada dos produtos, é necessário recolher suas notas fiscais com os respectivos fornecedores.

A pessoa responsável por receber as entregas deve conferir se o envio está de acordo com os detalhes da NF.

Em seguida, deve registrar no controle de estoque:

• nome de cada item recebido;
• data de recebimento;
• quantidade de cada item entregue;
• prazos de validade;
• valores unitários; e
• nome do fornecedor.

A saída de qualquer coisa dos espaços para armazenamento de um restaurante também deve ser registrada. Inclusive daqueles insumos cuja presença ou não em estoque possa parecer insignificante, seja pela quantidade retirada ou pela frequência de uso do item.

Constam no registro de saída de produtos:

• dia, mês e ano da retirada;
• quantidade;
• custo médio por unidade; e
• razão da saída.

Todos esses dados e registros colocados em um sistema de controle de estoque vão ajudar na realização da contagem e do inventários de produtos. O que contribui até mesmo para evitar fraudes.

Contagem de estoque e inventário

Fazer a contagem é apurar em detalhes quantas unidades (ou litros, gramas ou quilos) de cada item que está armazenado no estoque naquele determinado momento.

Essa apuração pode acontecer todos os dias, de dois em dois dias ou no mínimo uma vez por semana. Ela precisa ser registrada com bastante atenção pelo responsável. É o registro da contagem que recebe o nome de “inventário de produtos”: um catálogo constantemente atualizado.

Elaboração de fichas técnicas

No passo a passo da gestão de estoque ideal, a preparação de fichas técnicas não é menos importante do que nenhuma das outras etapas.

Um restaurante deve ter fichas técnicas para todos os pratos e bebidas de seu cardápio, sem exceção.

São componentes dessas fichas:

• registros de todos os insumos necessários para a preparação do prato ou da bebida final (que consta no menu);
• modo de preparo detalhado e descrição das etapas de preparo do produto;
• tempo aproximado despendido para o preparo da receita;
• utensílios utilizados no processo; e
• valores investidos em separado para cada insumo adicionado à receita e valor total da produção.

Fichas técnicas só cumprem com seu propósito quando são elaboradas com máxima precisão. Se bem feitas, elas ajudam a prever demandas, reduzir desperdício e aumentar o lucro.

Reposição de estoque do seu restaurante

Quem define o formato e a frequência de reposição é a mesma pessoa responsável por seu gerenciamento. Cabe a essa pessoa ter a consciência de que produtos comprados em excesso ou de maneira enganada trarão prejuízo aos negócios.

Assim como aqueles comprados em quantidade menor do que a necessária e que faltam durante o serviço.

Antes de tomar decisões sobre a reposição, limite uma quantidade mínima e uma quantidade máxima de todos os ingredientes para cada compra.

A reposição pode ser:

• periódica ou programada para que as compras aconteçam todas de uma só vez; e
• contínua, com compras frequentes e em menor quantidade.

Reposições periódicas dão mais flexibilidade às negociações com fornecedores, mas precisam ser muito bem planejadas. Reposições contínuas, por sua vez, reduzem perdas e gastos com estoque. Nelas, dificilmente se conseguem valores menores.

Fluxo de estoque e histórico de vendas

Restaurantes que não priorizam a gestão de estoque acabam prejudicados por não conseguir observar, de fato, o fluxo dos itens comprados e vendidos. Eles, consequentemente, não têm um registro de histórico de vendas e acabam não sabendo onde podem melhorar em termos de serviço, administração, processos e cardápio.

Quer melhorar seu fluxo de estoque e ter um bom registro de histórico de vendas? Invista na apuração de dados estatísticos. Quais dados? Isso será definido de acordo com as necessidades dos negócios e interesses de seus gestores.

Alguns exemplos de estatísticas possíveis de ser levantadas:

• produtos que vendem mais x produtos que vendem menos;
• qual a quantidade dos itens que vendem em maior quantidade;
• quais as possíveis razões para as maiores ou menores vendas; e
• se existe algum dia da semana ou do mês ou alguma época do ano em que determinado prato ou bebida tenha mais ou menos saída.

Organizar um estoque de restaurante pode ser uma tarefa árdua. Mas ela tem benefícios importantes quando cumprida com sucesso e sem que nenhuma etapa seja deixada para trás.

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