Saiba o que são as restrições do projeto e como lidar com elas

Os gestores precisam dominar o vocabulário e utilizar uma linguagem adequada e precisa em seus documentos. Dessa forma, todos os envolvidos terão uma compreensão correta dos objetivos e etapas a serem cumpridas. Conhecer o conceito de restrições e respeitar os seus limites é muito importante para quem trabalha com gestão de projeto.

Neste post, vamos abordar sobre o que são as restrições de um projeto e como lidar com elas durante o processo. Além disso, vamos explicar o conceito, as premissas e os requisitos. Aqui, você vai descobrir o que é o triângulo de restrições e entender mais a respeito dos prazos, escopo e custos.

Gostaria de entender melhor o assunto? Acompanhe a leitura e fique por dentro!

O que são as restrições de um projeto?

Restrições é a palavra que se originou do termo em inglês “constraints” e abrange os fatores limitantes para que uma iniciativa seja executada. Trata-se de condições impostas para que os projetos sejam realizados e cumpridos pelo gerente e sua equipe de trabalho. As principais são a qualidade do projeto, o orçamento e o prazo de entrega dos serviços ou produtos.

Caso as restrições não sejam atendidas, pode ocorrer uma falha no projeto, tendo em vista que elas asseguram a satisfação das partes envolvidas e a viabilidade dos empreendimentos. É necessário estabelecer fronteiras e definir regras claras e objetivas, bem como fazer a delimitação do campo de atuação do gestor do projeto.

Quais são as premissas e os requisitos de um projeto?

As premissas de um projeto também são chamadas de “assumptions” e se referem a pressupostos, situações ou hipóteses que são tidas como verdadeiras em um projeto. As estimativas somente serão validadas após a comprovação da veracidade de cada premissa. Antes de serem confirmadas, elas serão consideradas riscos e precisam ser gerenciadas. Confira exemplos de premissas:

• não haverá chuva por mais de 3 dias ininterruptos;
• haverá disponibilidade de um número exato de equipamentos;
• todos os engenheiros estarão sempre acompanhando as atividades;
• as leis não serão modificadas durante a execução do projeto.

Os requisitos de um projeto, ou “requirements”, estão relacionados às condições mensuráveis ou às capacidades indispensáveis para que o projeto atenda aos seus objetivos. Sendo assim, os requisitos atendem a desejos, necessidades e expectativas dos stakeholders, principalmente dos clientes. Veja alguns exemplos de requisitos:

• sistema de segurança;
• monitoramento de áreas externas e internas;
• iluminação adequada;
• climatização de acordo com as normas vigentes.

É importante fazer o levantamento dos requisitos para que os projetos sejam bem-sucedidos. Eles precisam ser formulados de maneira apropriada, para que não ocorram problemas durante a execução das atividades até a entrega final. Cada requisito vai fazer parte do escopo do projeto e embasar o seu planejamento. Por fim, eles vão formar os parâmetros de validação para as entregas.

Como lidar com as restrições de um projeto?

Depois do levantamento das premissas, o gerente monitora para saber o que deverá ser feito para que as oportunidades sejam aproveitadas e as ameaças mitigadas. Já as restrições devem ser usadas nas etapas de planejamento, porque dão respaldo às decisões do gestor. Elas são importantes para conferir garantia de que tudo será executado conforme os limites preestabelecidos.

Os projetos podem ser executados de várias formas com o registro dos processos decisórios, bem como dos motivos que deram origem às escolhas. As restrições servem para fazer com que a documentação relativa ao plano do projeto esteja em dia, tais como a matriz de riscos, o plano de custos e o cronograma.

Na prática, as restrições são impostas por agentes internos ou externos. Elas precisam ser consolidadas por meio de registro em um documento específico, que tenha a finalidade de permitir o seu monitoramento. Elas também são especificadas na Declaração de Escopo do Projeto e no Termo de Abertura do Projeto.

O que é o triângulo de restrições de projetos?

O triângulo de restrições de projetos é composto pelos custos, o escopo e o prazo. O projeto cuja entrega é feita de acordo com os recursos planejados, o escopo atendido e dentro prazo é considerado bem-sucedido. A seguir, veja detalhes sobre as 3 limitações mais destacadas e como elas influenciam no gerenciamento de projetos.

Prazos

Restrições referentes aos prazos dizem respeito ao cronograma de entrega elaborado pelo gestor do projeto. Nele, é descrito o tempo de duração de cada etapa, além de todos os prazos para a conclusão de cada fase e para a finalização com a data de entrega dos projetos. Esse agendamento é indispensável para que as equipes se organizem e cumpram as metas predefinidas.

Escopo

É o conjunto de objetivos descritos com tarefas e entregas especificadas, os quais foram aprovados e listados para serem atingidos até o fim dos projetos. Se houver restrições, o gestor poderá apontar a omissão ou a suspensão das entregas, quando o prazo for ultrapassado ou os recursos excessivos tiverem que ser consumidos.

Custos

São relevantes para todas as partes envolvidas em um projeto. Por esse motivo, são feitos diversos orçamentos e estimativas de custos de aquisição de equipamentos, softwares, contratações e fornecedores. Os valores devem ser definidos com antecedência e os detalhes analisados para, depois, acontecer a aprovação dos projetos.

Os montantes financeiros disponibilizados para a execução de um projeto não poderão ser usados para a aquisição de outros recursos, que nem sempre representam dinheiro. Existem recursos humanos que melhoram a qualidade dos serviços ou produtos e influenciam outros fatores.

Além do mais, a qualidade também é uma restrição que merece destaque, porque é afetada por alterações em um dos 3 pilares mencionados. Mudanças nesse aspecto interferem no custo, nos prazos e no escopo. O aceleramento nos prazos ou a elevação repentina dos custos afeta diretamente a qualidade das entregas.

Entendeu quais são as restrições de um projeto, o que é e como lidar com elas? No gerenciamento de um projeto, elas podem representar riscos que interferem e ocorrem durante as fases de execução. Esses perigos podem ou não ser conhecidos, mas devem ser identificados e gerenciados, por se tratar de possibilidades ou ameaças.

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