Dicas para organizar o coffee break perfeito para o seu evento

O coffee break é um intervalo em eventos empresariais, cursos, palestras, seminários e workshops. Por mais que pareça algo simples, é um momento de bastante importância e com muitas aplicações. Funciona como uma pausa, mas exerce outras funções.

Além de ser cientificamente comprovado que pausas ajudam a manter as pessoas focadas, essa pausa será um momento de interação e engajamento, portanto, um momento com grande potencial de networking, novos contatos, futuros clientes ou fornecedores. Além disso, pode ajudar na consolidação de uma identidade ao seu evento, fazendo com que os seus participantes tenham interesses em eventos futuros.

Neste conteúdo iremos te mostrar a importância e algumas dicas para a organização de um coffee break de excelente qualidade e com um ótimo serviço. Continue a leitura e confira as dicas a seguir:

Quando fazer um?

Sempre que organizar um evento que oferece atrações com mais de 2 horas de duração, vale a pena considerar a implementação de um. Nos últimos anos, algumas pesquisas foram realizadas, e foi descoberto que a maioria das pessoas conseguem se manter concentradas por 90 minutos seguidos de cada vez.

Caso a pessoa, após esse tempo, continue tentando prestar atenção, ela tende a ter maior dificuldade de captar e entender completamente do que está tentando consumir em comparação com os primeiros 90 minutos iniciais. Ou seja, as pessoas precisam, em sua maioria, de uma pequena pausa, como distração, para só então retornar ao foco inicial.

Seguindo essa linha de raciocínio, cremos que eventos curtos não exige4444444444444444444m tanto um coffee break em comparação com eventos mais longos. Sem contar que pode ser uma característica já esperada por muitos participantes de eventos.

Leia mais: 5 Dicas de gastronomia essenciais para o sucesso do seu evento 

Benefícios do coffee break

Além do benefício cognitivo citado acima, o coffee break para eventos tem sua importância também por outros fatores. POde ser muito satisfatório para sua audiência. A seguir, alguns exemplos de benefícios:

Networking

Em um coffee break para eventos o networking é predominante. O fato das pessoas estarem mais receptivas para a interação, enquanto comem e discutem sobre as palestras e conteúdo do evento, favorece isso. Esse networking é extremamente qualificado para seus participantes, pois as pessoas presentes possuem os mesmos interesses e provavelmente são da mesma área, o que faz com que a troca seja mútua.

Ao descobrirem que ao participarem de seu evento terão a chance de sair de lá com insights e contatos, com certeza sua audiência não pensará duas vezes antes de comprar seu ingresso.

Descanso

Eventos que não disponibilizam uma pausa tem a distração aumentada. As pessoas acabam optando por realizar outras atividades desfocadas como por exemplo, atender ligações, responder mensagens, etc. O coffee break oferece justamente esse tempo de descanso, algo fundamental para que seus participantes fiquem 100% dedicados durante as palestras. Isso porque todas as possíveis distrações, serão atendidas na pausa para o café.

Como organizar um?

Engana-se quem acredita que organizar um coffee break para eventos é uma tarefa simples, pois é algo que demanda muita atenção e planejamento. Para ter sucesso, é preciso saber calcular as quantidades de bebidas, alimentos, utensílios, preparar corretamente o ambiente e disponibilizar uma área que incentive o networking e descanso ao mesmo tempo. Abaixo abordaremos algumas dicas para ajudar na organização:

1. Como saber as quantidades?

Bom, saber as quantidades necessárias e específicas de cada alimento que pensa oferecer, é muito importante, por quesitos de planejamento financeiro, e para a satisfação dos convidados. Para isso é necessário ter ideia de quantas pessoas estarão presentes, para saber quanto podem consumir e, a partir disso, montar a lista dos alimentos.

2. Quais são os melhores horários?

O fator mais importante do seu coffee break é o horário. O tempo que ele ficará disposto afeta praticamente todo o andar do evento. Então, se estiver organizando um evento que ocupe só um horário, como o da tarde por exemplo, tente encaixar o coffee break no meio da programação, para que dê uma equilibrada na programação distribuindo uniformemente a atenção dos participantes durante o evento.

Porém, se for um evento um pouco mais longo (sendo mais cansativo), vale cogitar a ideia de dois até três coffee breaks espalhados pela sua programação. Por exemplo, um antes de começar, um no meio e outro no final.

Inclusive, uma boa dica é deixar as palestras e atrações principais do evento próximo do retorno das pessoas do coffee break. Assim, elas estarão descansadas, revigoradas e prontas para dar 100% da atenção.

3. Qual será o tempo de duração?

Por se tratar de uma “pausa”, não é preciso tomar um tempo muito grande da agenda do seu evento. Ele tem que ser o suficiente para todas as atividades importantes e fisiológicas (comer, ir ao banheiro, descansar, etc). Levar em consideração a quantidade de pessoas também é importante, pois isso afeta diretamente na questão do tempo.

4. O que servir em um coffee break para eventos?

Seu cardápio naturalmente irá variar de acordo com o horário que seu coffee break será realizado. Caso seja na parte da manhã, por exemplo, o ideal são alimentos que compõem um café da manhã corporativo, como por exemplo:

• Pães;
• Frios;
• Sucos;
• Chás e cafés;
• Pães de queijo;
• Bolos caseiros.

Devem ser alimentos que evitem a fome. Porém, tome cuidado para não escolher aqueles que deixam as pessoas muito saciadas e cansadas, como feijoada, churrasco ou baião. Opte por lanches, patês, sucos, saladas, petiscos, frios, entre outros.

Não se esqueça também dos materiais complementares, como lixeiras espalhadas pelo ambiente, cadeiras e puffs, bebedouros ou jarras de água, totem para carregar os celulares, guardanapos, copos, e também sinal de wifi.

5. Onde será seu evento?

Como já insinuado anteriormente, o espaço onde o coffee break será realizado deve disponibilizar toda a estrutura para o conforto dos participantes, de uma forma que eles possam circular livremente sem aperto, e os que quiserem permanecer sentados possam assim o fazer.

Para eventos grandes, pode ser interessante a divisão, ou seja, se não tiver uma sala muito grande, vale utilizar várias salas médias, e os alimentos, serem distribuídos em várias mesas, para espalhar os focos das rodinhas de conversa.

6. Contrate uma equipe de excelência!

O sucesso do seu evento e coffee break também depende diretamente da escolha da equipe. É super importante escolher profissionais qualificados, responsáveis, engajados e preparados para atuar no seu evento. Para isso, a terceirização é uma excelente opção, e só traz benefícios.

Leia mais: 4 impactos positivos que a terceirização de mão de obra traz para seu evento

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