Uma dúvida muito comum entre gestores e empreendedores é como realizar um mapeamento de processos, pois, dessa forma, é possível compreender as nuances de seus processos internos e projetos.
Por meio de um eficaz roteiro para mapear processos, é possível identificar oportunidades de melhorias que vão ajudar a promover uma gestão mais qualificada.
Neste post, vamos te mostrar um passo a passo para você mapear os processos da sua empresa e torná-los mais eficientes, em 7 passos práticos e objetivos.
O que é um mapeamento de processos?
No contexto corporativo, o mapeamento de processos é uma prática que consiste em identificar as etapas e o fluxo de trabalho de determinado processo de uma empresa.
O mapeamento aponta os elementos e a sequência de atividades que compõem os processos, descrevendo as entradas e as saídas e as pessoas envolvidas.
Leia mais: Confira 7 dicas de como fazer mapeamento de processos empresariais
Qual é o objetivo do mapeamento de processos?
O mapeamento tem como objetivo permitir um maior entendimento sobre o funcionamento dos processos de ponta a ponta.
A intenção dessa prática é possibilitar uma compreensão mais clara e objetiva sobre as etapas dos processos e suas nuances, identificando os pontos fortes, as limitações e as fragilidades que precisam ser corrigidas.
Com o mapeamento de processos, consegue-se promover a melhoria contínua e uma gestão mais eficiente dos processos organizacionais.
O que é mapeamento do processo de projeto?
O mapeamento também pode ser aplicado aos projetos da empresa. Essa prática consiste em identificar o fluxo de tarefas de determinado projeto, bem como os responsáveis por cada etapa.
O mapa de projetos mostra todo o caminho que vai desde o início até a conclusão do projeto. Dessa forma, busca-se organizar as atividades, definir prioridades e estabelecer prazos mais razoáveis.
Além disso, mapear um projeto possibilita alinhar melhor as expectativas e ter maior controle sobre a evolução do projeto.
Leia mais: Confira 4 passos para implementar a padronização de processos na sua empresa
Roteiro para mapear processos: como descrever processos?
Agora que você já sabe o que significa mapear um processo, é hora de descobrir como fazer o mapeamento de processos na prática.
De fato, cada setor da sua empresa possui suas especificidades. No entanto, separamos um roteiro para mapear processos que pode ser aplicado em qualquer área.
Confira abaixo quais são as principais etapas:
1 – Determine qual o processo você quer mapear
O primeiro passo de como fazer o mapeamento de processos consiste em determinar qual processo do seu negócio você deseja mapear.
2 – Identifique quem são os fornecedores do processo
Os fornecedores são aqueles que geram os inputs do processo; ou seja, as entradas.
Os fornecedores do processo são os responsáveis por darem início a uma demanda, podendo ser internos ou externos.
3 – Aponte as entradas do processo
Também chamadas de “inputs”, as entradas se referem ao momento em que uma demanda é gerada; ou seja, o início do processo.
4 – Identifique os elementos do processo
Nessa etapa de como fazer o mapeamento de processos, você precisa identificar quais são os elementos que compõem o processo em questão: quais as tarefas que serão realizadas? Por quem?
5 – Aponte as saídas do processo
As saídas são os produtos do processo. Elas se referem às entregas de cada processo.
6 – Identifique quem são os clientes do processo
Os clientes são as pessoas que estão na ponta final do processo e que receberão as saídas produzidas.
Leia mais: 5 passos para realizar um planejamento anual para a sua empresa
7 – Documente o processo
Por fim, neste último passo de como fazer o mapeamento de processos, você precisa documentar todas as etapas, atividades, responsáveis, handoffs, entradas, saídas, clientes e fornecedores.
Na hora de fazer a descrição, você pode usar um formulário para mapeamento de processos, deixando claras todas as orientações para efetuar as melhorias e correções necessárias.
Bom, conseguiu entender como fazer o mapeamento e processos?
Siga os passos que citamos aqui e promova uma gestão mais eficaz sobre os processos da sua empresa, gerando mais produtividade, eficiência e competitividade para o seu negócio.
Usar KPIs depois de mapear seus processos, para verificar as melhorias necessárias, é fundamental para a gestão de um negócio.
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