Na hotelaria, o processo de emissão de nota fiscal comprova, tanto para o hóspede quanto para o hotel, a compra e a venda de certo serviço ou produto.
Antes exclusivamente como um documento de papel, atualmente a tecnologia permitiu termos diferentes tipos de notas fiscais eletrônicas.
Confira agora tudo o que você precisa saber sobre emissão de nota fiscal na hotelaria!
Benefícios da emissão da nota fiscal na hotelaria
A nota fiscal na hotelaria pode ser comparada com um contrato de compra e venda. Ou seja, quando o vendedor transfere a posse de um item ou confirma a prestação de um serviço com a pessoa que pagou por ele.
Esse documento deixa ambas as partes seguras quanto ao que foi acordado e serve de respaldo caso aconteça algum problema após a compra.
Além disso, o nota fiscal na hotelaria é uma forma de prestar conta ao FISCO sobre as transações financeiras do hotel e gerar as guias para o pagamento dos impostos devidos.
A emissão da nota fiscal na hotelaria deve ocorrer no próprio mês em que houve o fato gerador da mesma. Contudo, é importante saber que emiti-la não concretiza o pagamento, principalmente quando o hotel costuma cobrar o valor antecipado da reserva.
Neste caso, o hotel poderá emitir a nota fiscal de serviço do valor recebido dentro do mês ou somente quando a prestação de serviços finalizar complemente, ou seja, após a estadia.
Ainda assim, é importante consultar o seu contador que é a pessoa mais indicada para lhe auxiliar na melhor forma de emitir as suas NFs, pois isso implica em organização de fluxo de caixa para pagamento de impostos.
Notas fiscais eletrônicas
Anos atrás a emissão das notas fiscais era feita exclusivamente com papel e isso exigia uma demanda maior de trabalho e de recursos. A cada final de mês era preciso juntar todos esse papéis para enviar para a contabilidade, que por sua vez, fazia um trabalho manual ao enviar para o FISCO.
Dada a morosidade de todo este trâmite, o Governo iniciou um projeto de implantação da nota fiscal eletrônica (NF-e), projeto este que dura até os dias de hoje.
No começo, a NF-e era obrigatória para todos as empresas que recolhiam ICMS – Imposto Sobre Circulação de Mercadoria e IPI – Imposto sobre Produtos Industrializados. Mas com o passar do tempo, outras empresas foram entrando na fila da obrigatoriedade e passaram a ter que se adequar ao novo modelo.
Veja abaixo os tipos de empresas que deve emitir nota fiscal eletrônica, obrigatoriamente:
- MEI (Microempreendedor Individual);
- ME (Microempresa);
- EPP (Empresa de Pequeno Porte);
- Empresa do Simples Nacional;
- Empresa do Lucro Real e Presumido.
Os tipos de notas fiscais eletrônicas
Por meio da nota fiscal eletrônica as informações de compra e venda são facilmente acessadas pelo sistema do FISCO, sendo que é preciso somente enviar um arquivo digital para a contabilidade após o fim do mês.
À vista disso, não há mais a necessidade de imprimir notas fiscais e o consumidor pode recebê-las eletronicamente no seu e-mail.
Ditos isto, observe os 3 tipos de notas fiscais eletrônicas que existem hoje em dia:
NF-e: utilizada nas operações de venda e prestação de serviços que estão relacionadas ao ICMS.
NFS-e: criada para substituir as notas fiscais de bloco, exigidas pelos municípios para recolher o ISS – Imposto Sobre Serviço.
NFC-e: usada no varejo para venda direta ao consumidor final, onde não é necessário fazer um cadastro completo de quem está comprando.
A nota fiscal eletrônica tem diversas vantagens, como por exemplo:
- Redução de custos para armazenar documentos físicos;
- Diminuição de custos com uso de papel e outros recursos para impressão;
- Ameniza o impacto ambiental;
- Aumenta a confiança nas transações de informações fiscais;
- Facilita o trabalho aumentando a produtividade das pessoas;
- Colabora com a prestação de contas ao FISCO, agilizando o câmbio de informações.
Como implementar a NF-E no seu hotel
Para isso é preciso seguir um passo a passo simples:
- Ter acesso a internet. Não existe definição quanto a velocidade da internet, ela somente precisa comportar o envio das suas notas fiscais eletrônicas mês a mês.
- Estar credenciado na Secretaria da Fazenda. Você deve solicitar um cadastro para cada estabelecimento que tiver.
- Fazer sua Certificação Digital. Esta serve como uma assinatura eletrônica e deve ser feita por uma empresa autorizada pela IPC – Brasil. Diferente do cadastro na Secretaria da Fazenda, você pode fazer somente uma certificação digital para todos os estabelecimentos que tiver.
- Fazer o download do software do FISCO. Por fim, é necessário realizar o download e instalação do Software Emissor de NF-e, disponibilizado gratuitamente.
E pronto, você já estará habilitado para emitir as suas notas fiscais eletronicamente.
Para que o processo não cause problemas com sua equipe hoteleira, será preciso treiná-los e sensibilizá-los sobre a importância do documento.
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