Confira as melhores dicas para gerenciar profissionais terceirizados dentro da sua empresa

O conhecimento geral de que a terceirização gera diversos benefícios para os negócios já esta bastante consolidado no mercado, no entanto, ao optar ela terceirização você terá que lidar com alguns desafios gerados por ela. O principal deles sem dúvida é como gerenciar esse grupo de colaboradores externos que sua empresa contratou.

Sem dúvida, essa questão se coloca como um dos maiores desafios para os gerentes Recursos Humanos e para resolver da melhor forma é preciso conhecer as melhores práticas para ter sucesso na terceirização desses funcionários, para que sua implantação seja feita sem dores de cabeça e principalmente para que a adição deles não atrapalhe o restante do fluxo de trabalho já estabelecido internamente na empresa.

Isso é extremamente importante, porque muitas vezes, não temos escolha sobre com quem trabalhamos, mas ainda somos responsáveis ??por ajudá-los a se atualizar e trabalhar bem com o restante da equipe e com a organização. Esse desafio se torna ainda mais complicado pelo fato de que para funcionários terceirizados, a participação, as expectativas de desempenho e a lealdade precisam ser construídas de maneira rápida e, muitas vezes, a partir do zero.

Para te ajudar a criar uma boa relação e integração dos seus funcionários terceirizados reunimos algumas dicas sobre como as empresas mais bem-sucedidas criam equipes altamente funcionais. Preste bastante atenção e veja qual delas se encaixa na sua empresa e se inspire para criar sua própria gestão personalizada que prioriza a produtividade do seu negócio.

Dicas para gerenciar funcionários terceirizados

Três coisas que os gerentes de RH precisam levar em conta ao trabalhar com terceirização

1. Habilidade e capacidade do trabalhador

• Eles são competentes nas habilidade que você precisa para um projeto (design, redação, SEO, etc) ou para a empresa (recepção, limpeza, portaria predial, etc)?
• Eles se comunicam de forma eficaz? Analise os currículos, carteira e referências, se possível.

Também é comum que você precise treinar/ensinar as tarefas que eles precisam executar (como mexer em um software específico ou fazer um trabalho manual seguindo determinadas necessidades especificas). Saiba que isso ocorrerá em quase todas as tarefas terceirizadas. O que é mais importante é a qualidade do trabalhador, tenha sempre em mente que a opção mais barata não necessariamente é a melhor.

2. Dedicação do trabalhador

O seu projeto exige que eles se concentrem apenas no seu trabalho? Muitos funcionários terceirizados trabalham para várias pessoas ao mesmo tempo. Não faz sentido você pagar para que eles trabalhem em projetos que não são seus. Nesses casos, pode fazer mais sentido usar faturamento baseado em resultados (por projeto) em vez de faturamento por hora, por exemplo.

Para os serviços de infraestrutura como uma limpeza terceirizada que tem o escopo de trabalho bem definido, é possível acompanhar mais facilmente se todas as tarefas estão sendo cumpridas. O trabalho feito no tempo pré determinado e de maneira bem realizada é reflexo da dedicação do funcionário.  

3. É difícil encontrar bons funcionários

Você provavelmente NÃO encontrará seu salvador na primeira tentativa. Você pode ter que tentar vários colaboradores diferentes antes de escolher um que atenda perfeitamente as suas demandas.

Por isso, a dica é manter-se constantemente em contato desde os estágios iniciais de seu relacionamento. Faça entrevistas, mesmo com indicações seguras, para ter certeza das habilidades do candidato. Se eles começarem a ficar sem contato ou responderem com atraso e começarem a dar desculpas, são sinais do que pode estar por vir. 

Mas assim que você encontrar um trabalhador de sua preferência, pague-o a tempo e mantenha-o feliz e motivado a continuar com você. Tenha em mente que um trabalhador 100% adaptado e inserido nos seus processos vale muito mais a longo prazo do que a economia gerado por encontrar um que apenas seja mais barato.

Você vai economizar muito tempo e aborrecimentos se ficar com alguém de quem gosta, mesmo que a taxa de pagamento seja um pouco maior.

2. Quais ferramentas usar para comunicação?

É importante que os funcionários terceirizados se integrem as ferramentas de comunicação já existentes da empresa. Essa é uma parte importante do processo de onboarding de funcionários terceirizados ou não.

Se a empresa usa os documentos do Google, por exemplo, compartilhe os arquivos que serão importantes que o novo membro ter acesso. Oriente-o a verificá-los diariamente ou semanalmente e mover quaisquer tarefas que tenha concluído para uma parte “FEITA” do documento. A vantagem dos produtos do Google é estarem sempre disponíveis online e atualizados.

O Skype , Slack e Discord são outras ferramentas muito úteis de comunicação instantânea. Com elas é possível enviar mensagens rápidas e podem ser usadas para integrar as equipe de recepção das salas e a portaria, por exemplo, para autorizar entrada. E também entre os próprios membros das equipes para conversarem sobre o trabalho sem precisarem necessariamente estr compartilhando mesmo espaço.

Além disso, qualquer software de screencasting para gravar vídeos instrutivos é útil. Você pode executar o passo a passo em sua própria tela e gravar o áudio, explicando como completar certas tarefas. O estimulo visual sempre é mais eficiente nesses casos, e a integração do profissional aos processos será muito mais rápida.

Leia também: Conheça os 3 principais desafios na gestão de terceirizados e saiba como resolve-los

3. Habilidades que os gerentes de RH podem desenvolver para lidar melhor com a terceirização

A maioria dos gerentes acha que ter funcionários terceirizados é um procedimento de corte de custos e que o valor está em economizar dinheiro. Normalmente, costumam olhar para terceirização apenas quando precisam que algo seja feito. Mas quando a terceirização de funcionários é feita corretamente, você pode automatizar muitas das tarefas de sua empresa e economizar muito tempo no processo.

Isso significa que você pode concentrar mais sua energia em preocupações mais complexas, como descobrir seu modelo de negócios ou como obter mais clientes. Essa é uma mudança no estado de espírito, já que você não precisa gastar tanto tempo se preocupando com tarefas estruturais e pode se concentrar em estratégias maiores.

Checklist para guiar a terceirização

Essa lista são dicas rápidas dos passos estratégicos que você deve seguir antes de fechar um contrato de terceirização. Se respeitar as etapas e estiver bastante ciente dos prós e contras do processo, suas chances de tomar decisões erradas cairão drasticamente.

• Você está seguro sobre a tarefa ou projeto a ser terceirizado?
• Você tem um esboço, manual ou, no mínimo, instruções claras sobre a tarefa ou projeto a ser terceirizado?
• Tarefa específica/descrição do projeto
• Desempenho esperado
• Custo/orçamento do projeto (é faturado por hora ou pelo projeto?)
• Prazo/data de vencimento claros
• Habilidades requeridas
• Recursos necessários
• Quem da equipe de RH gerenciará o contratado terceirizado ou a empresa terceirizada?

Dica Extra: Se o projeto ou tarefa for repetida várias vezes, é interessante ver com o contratante terceirizado inicial a possibilidade de preparação de um manual ou um esboço passo-a-passo de como concluir a tarefa.

Dessa forma, você tem um recurso que pode usar no futuro, seja como parte de um manual de operações ou como um recurso que economizará tempo para passar para outro contratante terceirizado, no caso de seu contratante inicial não estar disponível.

Vantagens e desafios da terceirização

Vantagens potenciais da terceirização:

• Custos de mão-de-obra/projeto reduzidos;
• A capacidade de acessar uma nova base de conhecimento sem treinamento de pessoal;
• Gerenciamento de tempo;
• Flexibilidade e velocidade para gerenciar projetos;

Desafios potenciais da terceirização:

• Controle sobre a comunicação do projeto;
• Privacidade e propriedade intelectual;
• Tempos de resposta lentos;
• Barreiras linguísticas (no caso de terceirização externa);
• Fatores de fuso horário (às vezes é mais desafiador coordenar agendas se os fusos horários forem muito diferentes).

Qual é a melhor maneira de superar os desafios, aproveitar os benefícios e ter uma experiência bem-sucedida ao usar funcionários terceirizados?

Uma das maneiras mais simples e melhores de obter o maior sucesso com a terceirização de funcionários é ter uma compreensão clara sobre o trabalho que você deseja terceirizar e ter expectativas realistas sobre o resultado.

Aliado a isso, é necessário encontrar a empresa capaz de te entregar uma parceria vantajosa para ambas as partes

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