8 Passos para organizar um evento impecável e garantir sucesso

28 de dezembro de 2023
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Nos últimos anos, o setor de eventos cresceu consideravelmente no Brasil e, apesar de ter passado por períodos de transformações e adaptações durante a pandemia, este segmento continua evoluindo cada vez mais e sendo grande fonte de rentabilidade, principalmente no atual ano de 2022, devido a flexibilização do isolamento social.

Apesar disso, organizar um evento é sempre um grande desafio, já que são muitas as variáveis envolvidas no process. Para isso, é preciso contar com um planejamento eficaz, que ajude a minimizar os possíveis problemas, otimizar os processos e garantir os melhores resultados.

A seguir te mostraremos o passo a passo completo para organizar qualquer evento e deixá-lo impecável. Confira!

1. Estabeleça o objetivo do evento e desenvolva uma estratégia

O primeiro passo é a definição de um objetivo. Coloque no papel o que se pretende alcançar com a realização deste evento. Geralmente, os objetivos são:

Lançar um produto no mercado;
Promover as vendas ou confraternização em alguma data comemorativa;
Aproximar-se dos clientes ou melhorar o relacionamento;
Reforçar a imagem da marca;
Comprometer-se com a comunidade e causas sociais.

2. Defina o público-alvo

É de extrema importância definir o público para o qual o evento se destina. Esta etapa vai ser fundamental para as etapas seguintes. Ao definir e conhecer o público-alvo, fica mais fácil direcionar as estratégias de divulgação, o formato do evento, a localização, o horário e vários outros detalhes.

O evento como um todo precisa estar alinhado com o público. Para isso, analise o perfil de seus clientes ideais, aqueles que mais trazem lucro para o seu negócio. Você também pode se valer das vantagens das pesquisas digitais online, por meio de plataformas gratuitas.

3. Estabeleça o cronograma

Para que tudo saia conforme o esperado é preciso que você tenha um cronograma para o evento. Estabeleça, por exemplo, a data, o horário de início, as pessoas que irão atuar diretamente e o tempo disponível para cada uma delas.

Verifique se eventos semelhantes e, consequentemente, concorrentes ao seu estarão acontecendo próximos à data estipulada para o seu evento. Evite, ao máximo, que o seu participante tenha que escolher entre você e o concorrente. Por isso, atente-se as datas.

Tendo em mãos esse cronograma bem definido você consegue se programar melhor e evitar que alguns erros de execução aconteçam. A ideia dessa etapa é permitir que os resultados positivos sejam alcançados de maneira mais natural e longe de riscos desnecessários.

4. Determine um orçamento

Toda estratégia precisa justificar seus investimentos. Por isso, qualquer que seja o evento a ser realizado, é preciso definir um orçamento equilibrado e suficiente. Esta é uma fase complexa e que merece muita atenção. O ideal é buscar economizar de maneira inteligente, sem afetar os resultados do evento. Para isso, pense em formatos mais econômicos, em ideias sustentáveis, locais mais baratos e palestrantes da sua própria equipe.

Obviamente, lembre-se de que a limitação no orçamento precisa ser coerente. Se você não tem condições de elaborar um grande evento com qualidade, pense em algo menor, mas com chances reais de ser bem executado. Use uma planilha de orçamento como direção.

5. Escolha fornecedores confiáveis

Eles são responsáveis pela entrega dos materiais para o credenciamento, coffee break, brindes e até o aluguel de equipamentos – no prazo e sem danos. Isso faz toda a diferença na execução do evento. E para garantir que esse processo seja bem sucedido, você pode criar uma lista de contatos. Pesquise bastante, cheque as referências e avaliações de cada site. Pedir indicações para amigos organizadores também funciona bem.

6. Defina a estratégia de divulgação do evento

Outra etapa essencial para a organização de um evento é a estratégia de divulgação. Para que as pessoas compareçam ao evento, elas precisam saber, no mínimo, onde e quando ele vai acontecer. Dentre as possíveis estratégias, você pode usar as redes sociais, enviar e-mail marketing com todas as informações, elaborar um press kit e, dependendo do público, fazer o convite por telefone ou pessoalmente.

7. Aposte na tecnologia

Não tenha dúvidas: a tecnologia é uma das maiores aliadas na organização de um evento. Atualmente é possível contar com diversas ferramentas que ajudam você a organizar as informações, a otimizar a experiência dos seus participantes e a divulgar o evento — entre tantas outras funções.

Por isso, vale a pena fazer uma pesquisa para descobrir quais são aqueles recursos tecnológicos que tem tudo a ver com o seu evento. Eles podem ser aplicativos, plataforma de venda de ingressos online, leitores de crachás para expositores, etc. O principal é conhecer as opções disponíveis no mercado, entender como cada uma pode ser utilizada e apostar naquelas que tem tudo a ver com você e com o seu evento.

8. Selecione uma equipe fantástica

O sucesso do evento depende diretamente da escolha da equipe. É super importante escolher profissionais qualificados, responsáveis, engajados e preparados para atuar no seu evento. Para isso, a terceirização é uma excelente opção, e só traz benefícios.

Você pode contar com a Russel Serviços quando quiser mão de obra para seu evento. Possuímos os melhores profissionais para diversos segmentos através da terceirização. Nosso atendimento é feito de forma 100% online e nos comprometemos a entregar o profissional em apenas 48 HORAS!

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