Dicas para garantir uma terceirização de logística de alta qualidade

Um dos maiores desafios para empresas especializadas em terceirização de logística ou que precisam lidar com a gestão dela de alguma forma, são os altos custos para manter uma frota própria de veículos. Nos últimos anos, esses custos tiveram ainda mais alguns aumentos, tornando essa etapa um ponto absolutamente central do negócio, dada sua relevância pro orçamento final do negócio.

Segundo a CNT (Confederação Nacional do Transporte), em 2016, as empresas já destinavam aproximadamente 12% das suas receita para as atividades logísticas. Com a crise econômica e a alta significativa no preço dos combustíveis, esse percentual teve uma elevação, registrando aumentos de até 30% em alguns segmentos. O resultado disso é pago pelo consumidor final, que tem esses custos repassados para si pela indústria.

Consequentemente, as vendas tendem a cair nesse processo, gerando impactos a longo prazo no faturamento do negócio. Dentro desse cenário, uma das melhores alternativas para reduzir custos e evitar gastos desnecessários é aderir a terceirização da sua gestão de transporte logístico, ou pelo menos uma parte dela.

A terceirização é uma estratégia cada vez mais consolidada

Podemos afirmar que com certeza, hoje, a terceirização do transporte é uma tendência global. No entanto, algumas empresas ainda têm receio de transferir a atividade logística para um fornecedor externo.

Então, é preciso escolher esse parceiro de forma inteligente, traçando uma estratégia que te ajude a entender as reais necessidades da sua empresa e que parceria irá atenda-las da melhor forma possível.

Seguindo esse plano bem estruturado, você não colocará em risco a imagem da sua organização e a qualidade dos serviços prestados. No momento de escolher futuros fornecedores de transporte, é importante avaliar não só os custos, mas também os benefícios que um transporte terceirizado pode trazer.

Com isso em mente, separamos 10 fatores essenciais a serem levados em consideração na hora de escolher a empresa especializada para te auxiliar na sua gestão logística. Se ela respeitar a grande maioria deles, as chances de um mal serviço caem drasticamente, então fique ligado e preste bastante atenção!

1. Treinamento e qualificação da equipe, motoristas e entregadores

Um dos fatores que interfere diretamente na qualidade do transporte logístico terceirizado é a qualificação da equipe.

Portanto, na hora de escolher a melhor parceria, dê preferência para transportadoras que ofereçam palestras e treinamentos regulares, tanto para a equipe de operação, quanto para os motoristas e entregadores. Solicite à transportadora evidências que essas reciclagens são realizadas e com qual frequência.

Outro ponto importante é que os motoristas estejam sempre uniformizados e sejam educados com todas as pessoas envolvidas no processo, pois eles são a extensão da imagem da sua empresa perante seus clientes. Respeitando esses detalhes, esses profissionais certamente estarão aptos a prestar serviços de alta qualidade e atender as expectativas dos clientes, sem desculpas ou atrasos.

Portanto, fique com o pé atrás ao se deparar com transportadoras que não possuem uniformes, e trabalham com profissionais mal-educados, vestindo camisetas velhas e chinelos, pois eles provavelmente passarão uma imagem de pouca confiabilidade da sua empresa aos seus clientes.

2. Conservação e manutenção da frota de veículos

Este é um fator muito importante a ser considerado, principalmente se você almeja uma parceria de longo prazo em relação a tercerização da sua área de logística.

Assim, tenha em mente que a idade média dos veículos que compõem a frota da transportadora é um fator que precisa ser verificado. Veículos antigos sofrem mais manutenção, tem baixa produtividade, poluem mais e aumentam as chances de você ter que lidar com possíveis acidentes.

Por isso, garanta que não está escolhendo transportadoras que possuam veículos com idade muito acima de 10 anos de uso constante.

3. Gestão da frota

A gestão da frota é outro ponto essencial para um transporte terceirizado de alta qualidade. Afinal, garantir uma boa manutenção é garantia de mais de segurança da carga e de pontualidade nos serviços. Portanto, na hora de terceirizar as atividades logísticas, fique atento aos fornecedores que oferecem custos abaixo do valor de mercado.

Algumas empresas trabalham com veículos sucateados e sem manutenção, que colocarão em risco as cargas embarcadas e o atendimento dos prazos.

Portanto, investigue se os veículos estão passando por manutenção preventiva frequentemente. Desse modo, quando forem realizar viagens longas, eles correrão menos riscos de quebrar ou gerar problemas que travem seus processos. Afinal, na grande maioria desses casos, será necessário consertá-los, o que pode levar alguns dias, e com isso atrasar as suas entregas.

As transportadoras que prezam pela qualidade dos seus serviços implantam um checklist que auxilia na identificação de possíveis problemas que precisem de manutenção. Neste checklist constarão algumas verificações necessárias que devem ser realizadas diariamente antes dos veículo irem para a rua realizar os serviços do dia.

Alguns exemplos desse tipo de verificação:

• funcionamento dos faróis,
• teste de freios,
• troca de óleo,
• reabastecimento de combustível,
• vistoria nos pneus
• entre outros.

3. Acordo de Nível de Serviço (SLA)

O SLA — do inglês Service Level Agreement — é a sigla oficial para o Acordo de Nível de Serviço, já é uma etapa muito comum em outros segmentos, como na tecnologia da informação, por exemplo. No entanto, saiba que ele também está se tornando uma realidade entre as transportadoras que prestam serviços de alta qualidade.

Para você entender melhor, o SLA é basicamente um contrato entre o embarcador e a empresa de transporte terceirizado e compreender algumas de suas funcionalidades nos ajuda a entender seus objetivos,:

• definir prazos de coleta e de entregas;
• especificar a expectativa da qualidade dos serviços;
• incluir metas;
• ressarcimento de avarias/extravios;
• prazos para entrega dos documentos para cobrança;
• definir penalidades/multas para o que não for cumprido;
• tempo de resposta.

Em outras palavras, o SLA é um documento que visa aperfeiçoar as operações, para buscar a excelência e garantir a satisfação dos clientes ao fim da parceria.

4. Histórico de sinistros

Os embarcadores também devem levar em conta o histórico de sinistros da transportadora escolhida. Isso envolve saber se houveram acidentes, quais medidas foram tomadas e como foi a pronta resposta da empresa. Assim, existirá uma garantia de que o transporte terceirizado manterá a qualidade dos serviços prestados.

5. Gerenciamento de Risco

O gerenciamento de risco atualmente é uma obrigatoriedade já exigida pelo seguro de carga. Ele consiste em prevenir, identificar e administrar possíveis riscos através do auxílio da tecnologia.

Conheça abaixo alguns itens que são de responsabilidade de uma gerenciadora de risco:

• Analisar o perfil dos motoristas que irão transportar a carga, e, dependendo da situação, a gerenciadora de risco não libera o motorista para embarque.
• Definir as rotas pelas quais os motoristas devem transitar, evitando pontos que ocorrem maior incidência de roubo.
• Definir locais de paradas e pernoites: há muitos postos de combustíveis onde os motoristas geralmente fazem suas paradas que não são confiáveis, pois existem quadrilhas que estão monitorando a carga para um possível roubo.
• Monitorar 24 horas por dia o status da carga e do veículo.
• Manter todas as informações de embarque em sigilo, com acesso liberado apenas para poucas pessoas. Esse é um procedimento adotado pela maior parte das gerenciadoras de risco.

Esses procedimentos servem para garantir a segurança do motorista, veículo e da carga que está sendo transportada.

É importante avaliar qual empresa presta esse serviço para a transportadora e se os processos estão sendo seguidos de forma correta. Se houver um roubo de carga, saiba que o seguro de transporte solicitará um relatório com todas as informações pertinentes.

6. Seguro de transporte

A transportadora deverá ter contratado um seguro de transporte para assegurar as cargas que ela transporta. É importante verificar qual é o limite de embarque que a seguradora permite por veículo, pois se a sua carga ultrapassar o valor assegurado e acontecer algum sinistro, a seguradora não ressarcirá. Existem casos em que o valor total do produto embarcado ultrapassa um milhão de reais.

As transportadoras cobram um percentual em cima do valor da nota fiscal que está sendo embarcada referente ao seguro. Não há uma padronização para essa cobrança, mas antes de fechar negócio, informe-se sobre o valor e negocie.

7. Documentações necessárias e certificações

É importante verificar se a transportadora possui a documentação necessária para atuar no segmento, o que pede, por exemplo, um registro válido na ANTT (Agência nacional de Transporte Terrestre).

Para transporte de produtos químicos e perigosos, as exigências são maiores. É necessário que o motorista tenha curso de MOPP — Movimentação Operacional de Produtos Perigosos, por exemplo. Algumas transportadoras vão possuir também, certificação SASSMAQ — Sistema de Avaliação de Segurança, Saúde, Meio Ambiente e Qualidade.

8. Avaliação de desempenho

Para medir a qualidade da transportadora, você poderá implantar uma avaliação de desempenho mensal, onde alguns indicadores serão avaliados e medidos. Caso algum item fique fora da meta, o fornecedor deverá fazer um plano de ação para corrigir esse problema. Essa avaliação contribuirá para pontuar quem são os melhores fornecedores e vai e auxiliar na renovação do contrato.

Abaixo seguem algumas sugestões de indicadores que podem ser implantados na avaliação de desempenho:

• Percentual de coletas e entregas realizadas no prazo: é importante medir a data que as coletas e entregas são realizadas e criar uma meta percentual ideal em que o atendimento deverá ser feito.
• Lead time de entrega: é o tempo que o transportador leva para entregar o produto, algumas vezes a coleta pode ser realizada com atraso, mas a entrega ser realizada na data acordada.
• Percentual de avarias/extravios: é necessário medir a quantidade de produtos avariados/extraviados pelo total de produtos transportados. Com esse indicador será possível analisar como está a qualidade do transporte.
• Percentual de cobranças enviadas incorretamente: infelizmente ainda ocorrem erros na hora do transportador cobrar pelos serviços executados, por isso é importante medir para que o fornecedor melhore a qualidade dos seus serviços.
• Ressarcimento de prejuízos: é importante realizar um controle de ressarcimento das avarias ocorridas no transporte.
• Capacidade e disponibilidade de veículos: realizar um levantamento do número de vezes que uma coleta é solicitada e não atendida por indisponibilidade de veículos.
• Idade média da frota: acompanhar a média de idade dos veículos que são utilizados na sua operação, evitando que sejam utilizados veículos sucateados e que possam apresentar problemas de manutenção.

Solicite ao seu departamento financeiro uma análise da saúde financeira da transportadora, pois não é bom para a empresa contratar fornecedores que estejam com problemas financeiros. Além disso, a estratégia é sempre trabalhar com mais de um fornecedor, pois se ocorrer algum problema, ela não ficará na mão.

9. Rastreamento das cargas

Verifique qual sistema a transportadora utiliza para rastrear seus veículos e como ela monitora as coletas e entregas. Uma hora ou outra, você precisará dessas informações em tempo real para tomada de decisões e para informar ao cliente o status das entregas.

Um sistema de monitoramento também é importante para auxiliar no acompanhamento da entrega caso ocorra algum problema. O embarcador precisa ser informado o mais rápido possível para que o problema seja solucionado e a entrega não gere impacto para o cliente. Antecipar as informações e imediatamente providenciar uma resolução para o cliente é uma vantagem considerável.

10. Histórico de clientes atendidos

Outro referencial importante para quem busca um transporte terceirizado de alta qualidade é identificar os clientes já atendidos pelo potencial fornecedor. Com base na carteira de clientes do fornecedor é possível mensurar o know how e a expertise da transportadora, pois geralmente elas são especializadas no transporte de algum segmento específico.

Junto a isso, ir diretamente consultar os clientes que a transportadora atende, é mais uma forma de comprovar sua eficiência e agilidade.

A tecnologia como aliada do transporte terceirizado

As tendências do mercado atual mostram que as transportadoras que prestam os melhores serviços, em geral, estão amparadas pela tecnologia. Com o uso de softwares disponíveis no mercado, é possível capturar diversas informações extremamente úteis para a gestão do transporte terceirizado.

A análise dos dados oferece soluções que simplificam as operações logísticas. A tecnologia pode ser usada pelo embarcador para acompanhar a carga durante todo o percurso, desde a coleta até a entrega. Também é possível tirar proveito das soluções tecnológicas para identificar a capacidade excedente dos caminhões e reduzir os custos de transporte.

Enfim, o uso da tecnologia amplia a transparência, melhora a experiência do usuário e impulsiona de maneira geral a qualidade dos serviços logísticos. Para atingir esses benefícios é preciso encontrar as melhores parcerias para sua terceirização e, com certeza, a Russel Serviços é uma delas.

Russel Serviços

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